Long time, no see : notre méthode chez Alan pour accueillir un salarié après un congé prolongé
Introduction
Chez Alan, nous sommes plus de 550 aujourd'hui. Régulièrement, des salariés reviennent donc de congé maternité, paternité ou parental, ou bien de congé sabbatique ou maladie de longue durée.
Reprendre le travail après une absence prolongée peut être intimidant pour plusieurs raisons. En effet, le congé prolongé est souvent dû à un changement de situation personnelle auquel le salarié doit s’adapter. De plus, dans une entreprise comme Alan, tout évolue très rapidement. S’éloigner pendant plusieurs semaines ou mois peut donner l’impression d’avoir manqué beaucoup ou même de ne plus être à sa place dans une toute nouvelle organisation.
Nous sommes cependant convaincus qu’une absence prolongée ne doit pas être une prise de risque. Pour faciliter le retour de ces salariés après un congé longue durée, nous avons mis en place un processus de reonboarding similaire au processus d'intégration des nouveaux arrivants.
Envie de connaître notre méthode ? On vous explique tout.
Note : nous désignerons parfois par la suite le salarié qui revient travailler après un congé long “le réintégrant”.
Anticiper le retour avant même le départ du salarié
Adopter une politique de congé inclusive et attractive
Vos politiques de congé sont-elles suffisamment attractives et adaptées aux besoins de vos salariés ? On s’explique : chez Alan, la moyenne d’âge de nos salariés est de 30 ans et de nombreux Alaners fondent ou font grandir leur famille à ce moment de leur vie. Pour répondre à leurs besoins, nous avons adopté des politiques de congé maternité et paternité adaptées:
Nous offrons un mois supplémentaire de congé maternité payé et deux semaines supplémentaires de congé paternité payé.
Tout Alaner ayant un enfant de moins de trois ans a la possibilité de prendre un congé parental, et ce, sans condition d’ancienneté alors que l’usage est plutôt de réserver ce droit à ceux ayant au moins un an d’ancienneté. .
Enfin, grâce à notre politique de congés flexible, chaque Alaner est libre de prendre des congés supplémentaires s’il en ressent le besoin.
Garantir la continuité grâce à une passation fluide
Chez Alan, on encourage le salarié qui prend un congé longue durée à préparer un document de passation détaillé. Le but ? Donner de la visibilité sur les projets où il est impliqué et indiquer pour chacun d’entre eux la personne qui prendra le relai en son absence. Idéalement, pour faciliter la réintégration du salarié à son retour, ce document sert de référence et est régulièrement mis à jour par ses collègues en son absence.
💡 Conseil pratique : chez Alan, notre organisation est fondée sur le principe de la responsabilité distribuée. Pour éviter qu'une seule personne ne prenne en charge toutes les tâches de la personne absente, nous les répartissons entre un plus grand groupe de personnes qui ont le temps et les compétences nécessaires pour les gérer.
Rester sur une touche positive
Dans les cas où le congé prolongé peut être anticipé (ce qui n’est malheureusement pas toujours le cas pour les congés maladie de longue durée), le départ et le retour peuvent sembler moins intimidants lorsque le salarié s’est senti soutenu dans la préparation au départ et la passation. Cela peut sembler anodin, mais les collaborateurs qui partent sur une impression positive se sentent plus motivés à l’idée de revenir au travail. Concrètement, voici ce que nous faisons chez Alan :
Exprimer son soutien au salarié : Au-delà de l’obligation légale de permettre aux collaborateurs d'assister à leurs rendez-vous médicaux dans le cas des congés maternité ou paternité, faire preuve d’empathie pour comprendre comment ils se sentent peut faire une grande différence.
Discuter des intérêts long terme du salarié avant son départ : donner de l’espace au salarié pour qu’il puisse exprimer ses intérêts et envies pour son retour permet de mieux anticiper sa réintégration et de renforcer sa motivation.
Se mettre d’accord sur la fréquence (ou non) des contacts pendant le congé : “Voulez-vous rester en contact avec votre équipe et l’entreprise pendant votre congé ? Si oui, quel serait le rythme idéal ?” Certaines personnes préfèrent rester en contact avec leur équipe pour éviter le sentiment de "retour de vacances", tandis que d'autres préfèrent mettre en pause tous ponts avec le travail pour se concentrer sur la raison de leur absence(convalescence, bébé, etc.).
Préparer le retour quelques semaines en amont
Anticiper le retour du salarié est essentiel. Chez Alan, la première étape consiste à organiser un appel avec celui-ci environ un mois avant son retour pour prendre des nouvelles et faire le point.
Mener la discussion pour un retour « feel good »
Voici les conseils que nous appliquons chez Alan pour mener au mieux cet appel :
Faire preuve d’empathie :
Prenez le temps de demander à votre collaborateur comment il ou elle se sent, quelles sont ses impressions à propos de son retour au travail, ce qui l’enthousiasme le plus et ce qui l'inquiète le plus ?
Demander :
Soyez attentif aux défis auxquels le salarié est confronté pour anticiper les ajustements nécessaires pour y faire face. Discutez ensemble des solutions possibles.
Informer :
Faites le point sur les évolutions et changements clés concernant l'entreprise, l’équipe ou le rôle du salarié qui retourne au travail.
Engager et consulter :
Discutez des projets potentiels sur lesquels il pourrait travailler pendant sa période d'intégration et qui constitueraient le fondement de ses objectifs à 6 semaines.
Soutenir : Déterminez ensemble qui fera partie de l'« équipe de retour » afin de soutenir le collaborateur pendant son intégration.
Créer une “équipe de retour”
Chez Alan, notre organisation est fondée sur le principe de la responsabilité distribuée (oui, on l’a déjà dit plus haut mais c’est important). Nous sommes convaincus qu’adopter ce principe d’accompagnement collectif est un facteur clé de succès pour une réintégration rapide, en douceur et, surtout, agréable. Alors, pour chaque retour de collaborateur, nous constituons donc une équipe de retour. Voici comment nous la structurons :
Re-Onboarding Buddy : Nous désignons un buddy de réintégration qui a un rôle similaire à celui du salarié réintégré et l’aide à reprendre en main son poste.
MumBuddy & DadBuddy (pour les parents) : Nous mettons en place un système de jumelage avec d'autres parents Alaners pour aider le nouveau parent à retrouver l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Key Stakeholders : Nous identifions également des acteurs clés pour chaque partie du business avec qui le salarié peut discuter à son retour, afin de mieux comprendre les changements survenus pendant son absence et les priorités actuelles de l’entreprise.
Senior Alaner : Nous proposons systématiquement un café avec un leader senior, ce qui aide beaucoup de salariés à se sentir à nouveau valorisés et de s'aligner avec la vision de l'entreprise.
Mettre à disposition des ressources spécifiques
Tous les nouveaux arrivants chez Alan ont un "tableau d'accueil" sur Notion qui regroupe l’ensemble des informations dont ils ont besoin pour se familiariser à la culture, les méthodes de travail, la stratégie et leur rôle. Le tableau de réintégration est presque identique, c'est un guide personnalisé qui rassemble les informations pertinentes pour se mettre à jour.
Chez Alan, on utilise Notion, un outil très efficace pour rassembler les informations et créer ce Reonboarding Board. Sinon, un dossier partagé contenant les documents importants fait aussi l’affaire !
Voici un exemple :
Être présent pendant la réintégration
L’importance du premier jour
De même que le premier jour dans l’entreprise donne le ton à la carrière à venir du nouvel arrivant, la manière dont le salarié vit son premier jour après un congé prolongé aura une grande incidence sur la suite de son expérience. Il est donc important de lui réserver un accueil chaleureux le jour J . Chez Alan, nous appliquons ces quelques préceptes :
Organiser un appel ou une rencontre de bienvenue : Comme pour un nouveau venu, nous faisons en sorte que le salarié de retour ait un point avec son coach le premier jour, puis des discussions régulières lors des semaines suivantes.
Envoyer un message à toute l’entreprise pour annoncer le retour du salarié : Comment présente-t-on les nouveaux venus à l'entreprise ? Un message Slack, un e-mail, etc. ? Eh bien, on fait la même chose pour les salariés de retour de congé, afin que l’ensemble des Alaners sachent qu'ils sont de retour et puissent les accueillir à nouveau.
Partager le tableau de réintégration et s’accorder sur les objectifs à 6 semaines : On aide le salarié de retour à se fixer des objectifs clairs, mesurables et réalistes pour ses 6 premières semaines de réintégration. Le but ? L’aider à rester concentré, ne pas se sentir submergé et avoir un sentiment d'accomplissement chaque semaine. À noter que les attentes des deux premières semaines consistent simplement à reprendre ses marques.
Aider le collaborateur de retour à connaître ses nouvelles limites physiques et mentales
Un reonboarding réussi booste l’engagement et la motivation du salarié de retour. Attention toutefois à éviter le surmenage lorsque celui-ci souhaite refaire ses preuves rapidement ou retrouver son rythme d’avant congé ! Chez Alan, nous encourageons les Alaners qui reprennent le travail après un congé prolongé à reconnaître leurs limites :
Trouver son rythme : Nous les encourageons à se concentrer d'abord sur la recherche de leur nouveau rythme de travail. C'est un processus progressif pour accomplir des tâches, obtenir une reconnaissance, renforcer la confiance en soi et relever des défis plus importants.
S’exprimer : Nous les encourageons à communiquer ouvertement les changements dans leur équilibre vie pro / vie privée auxquels ils n'avaient pas pensé auparavant (par exemple, ne pas se sentir à 100%, avoir une maladie chronique, avoir des problèmes de sommeil, s'adapter difficilement à la garde d'enfants, vivre une dépression post-partum, etc.).
Replanifier les évaluations de performance : Chez Alan, nous avons un processus de revue de performance bi-annuel. Nous veillons toutefois à ce que l’évaluation ne soit pas planifiée trop tôt après le retour de l’Alaner. Si c'est le cas, nous lui proposons d'être exclus du cycle d'évaluation suivant. Nous prévoyons ensuite une évaluation spécifique quelques mois plus tard afin qu'il puisse recevoir du feedback.
Rester flexible
Dans la majorité des cas, l’Alaner qui reprend le travail après un congé prolongé se retrouve dans une situation inédite. Ni lui, ni son entourage professionnel ne peuvent anticiper ce qu’il pourrait ressentir. Ainsi, nous essayons d’être aussi flexibles que possible pour nous adapter au mieux à chaque situation.
Période d'ajustement : Rappelez-vous que le salarié de retour peut avoir traversé des événements transformant sa vie, et qu'il lui faudra du temps pour s'adapter au retour au travail. S'il s’agit d’une naissance, faire entrer son enfant en crèche ou le laisser àune nourrice peut nécessiter une période d'adaptation qui affecte la disponibilité de votre collaborateur. Et puis, les jeunes enfants tombent souvent malades lors de leurs premiers mois de garde. Il faudra alors donner au nouveau parent l’opportunité de facilement récupérer son enfant malade et / ou de prendre des jours de congé pour s'en occuper.
Travail flexible : Étant donné que la plupart des crèches ferment à 18h, il est probable que les journées du collaborateur de retour soient plus courtes.. Certains parents préfèrent finir leur journée de travail tôt ou bien mettre en pause leur travail pour récupérer leur enfant, puis se connecter à nouveau le soir. Demandez-vous si c'est quelque chose que votre entreprise peut soutenir.
Travail à distance : Lorsque la garde d'enfants n'est pas possible (nounou malade, crèche fermée pour les vacances, grève…), le collaborateur de retour pourrait avoir besoin de travailler à distance pour qu'un membre de sa famille puisse s'occuper de son enfant. Considérez si cela est possible pour le type de travail qu'ils font.
Allaitement : Les mères qui allaitent auront besoin de temps pour tirer leur lait, alors permettez-leur l'espace / l’intimité / le temps nécessaire.
Et après la ré-intégration ?
Nous challengeons régulièrement nos méthodes et process chez Alan afin de les améliorer. Par conséquent, nous sommes très intéressés par les retours des salariés qui ont repris leur poste après un long congé : qu'ont-ils apprécié, qu'ont-ils trouvé manquant et quelles ont été leurs difficultés ?
