Travaillez d’où vous voudrez : Notre méthode chez Alan

Chez Alan, notre organisation est fondée sur la confiance. Ainsi, chaque Alaner est libre de travailler de manière flexible, d’où il le souhaite. Voici comment nous procédons. 

Notre modèle de “flexible office”

Chez Alan, entreprise à forte croissance rime avec responsabilité distribuée, autonomie et liberté. Nous sommes tous responsables et nous nous faisons confiance : chacun est là pour agir dans l’intérêt de l’entreprise.

Et nous sommes également tous différents. Certains sont des oiseaux de nuit quand d’autres ont des enfants et doivent adapter leurs horaires. Respecter ces différences nous a poussés à établir une culture de l’écrit et de l’asynchrone, pour permettre à chacun d’organiser son temps de travail comme il le souhaite. On explique d’ailleurs comment on prend des décisions sans réunion dans cet article. 

Flexibilité dans les horaires de travail et obligation de se rendre au bureau étant incompatibles, le télétravail a toujours été une modalité chez Alan. Comme pour de nombreuses entreprises, la pandémie nous a poussés à nous remettre en question et a présenté une opportunité d’affirmer notre choix d’être une entreprise “travaillez d’où vous voulez”. 

Concrètement, chaque Alaner est libre de vivre et de travailler d’où il le souhaite, en suivant néanmoins certaines règles. Nous avons des bureaux ou des espaces de coworking dans différentes villes. Par conséquent, chacun peut opter entre trois options :

1. 100% remote : travailler entièrement à distance

2. Hybride : opter pour une configuration alternant entre travail à distance et séjour au bureau

3. Présentiel : opter pour le classique “chaque jour au bureau”

Bien entendu, les besoins de nos salariés “100% remote” diffèrent de ceux qui se rendent au bureau. Ainsi, pour nous assurer que la collaboration se déroule sans accroc, nous avons établi des règles et principes de base pour respecter notre  philosophie : garantir à chaque Alaner une flexibilité maximale dans un cadre sûr.

Envie de connaître notre méthode ? On vous explique tout.

Comment choisir le bon cadre pour votre entreprise ? 

Selon votre organisation et le type de travail requis, plusieurs options s’offrent à vous pour définir votre politique de travail à distance :

• 100% hybride : Tous les salariés ont la possibilité de travailler à distance quand ils le souhaitent. 

• Télétravail à temps partiel : Les salariés peuvent travailler à distance un nombre fixé de jours dans la semaine  (jours imposés ou non) et le reste du temps au bureau.

• Une organisation en ‘mode projet' : Les membres de l'équipe sont censés venir au bureau pendant certaines phases du projet où cela est considéré comme plus efficace et peuvent travailler à distance le reste du temps. C’est par exemple l’organisation choisie par Ubisoft. 

• Approche différenciée par métier : Tous les métiers ne peuvent pas être effectués à distance, vous pouvez donc choisir de travailler à distance, mais seulement pour certains types d'emplois ou équipes. Cela doit être mis en place avec une extrême prudence car cela peut sembler injuste et entraîner un désengagement pour ceux qui n'y sont pas éligibles.

Le b.a.-ba du “flexible office”

La plupart des entreprises louent un bureau, embauchent des salariés pour le remplir et déménagent ensuite vers un bureau plus grand à mesure que leur entreprise grandit. 

Chez Alan, nous avons inversé la situation en nous concentrant d'abord sur les besoins des Alaners. Chacun est libre de travailler et de vivre là où il le souhaite, car nous partons du principe que les Alaners se connaissent et qu’ils prennent en compte ce dont ils ont besoin et ce qui leur apporte de l’énergie. 

En retour, nous adaptons pour leur fournir un espace de travail approprié :

• Nous avons conservé notre bureau à Paris car la majorité de l’équipe y vit.

• Nous subventionnons des places en coworking pour l'ensemble des salariés qui le souhaitent et, lorsque l'équipe atteint une taille critique dans certaines villes, nous adaptons l’offre pour que tous les Alaners puissent travailler ensemble dans un espace adapté (que nous équipons nous-mêmes).

• Les Alaners qui ne se rendent pas au bureau ou dans un espace de coworking tous les jours peuvent bénéficier d'une subvention pour de l’équipement de bureau chez Fleex, qui comprend un bureau, une chaise, une lampe et du matériel informatique. 

Peut-on vraiment recruter d’où l’on veut ?

En 2020, nous avons décidé de ne plus limiter l’embauche de talents aux trois pays dans lesquels nous opérons, à savoir : la France, l’Espagne et la Belgique.

Cette décision s’est accompagnée de défis complexes à travers de nombreuses instances réglementaires : immigration, paie et administration, résidence fiscale, droit de la sécurité sociale, droit du travail, etc. 

Alors, nous avons revu notre copie et avons “durci” notre politique pour nous éviter de gérer, au cas par cas, certains recrutements internationaux fastidieux.

Actuellement, les Alaners peuvent être recrutés dans 8 pays : 

1. France 🇫🇷

2. Espagne 🇪🇸

3. Belgique 🇧🇪

4. Pays-bas 🇳🇱

5. Suède 🇸🇪

6. Allemagne 🇩🇪

7. Luxembourg 🇱🇺

8. Royaume-Uni 🇬🇧

Ceci étant dit, en tant qu'assureur immatriculé en France, nous devons appliquer la réglementation des assurances de l'ACPR. Par conséquent, certaines de nos équipes hébergent des fonctions et des rôles qui ne peuvent pas être exploités de n'importe où, ceci concerne notamment la vente, le service client et certaines fonctions clés de l'entreprise comme la gestion des assurances par exemple. 

Pour résumer, les salariés peuvent travailler d’où ils le souhaitent à l’intérieur du pays dans lequel ils ont été recrutés. Par exemple, un Alaner embauché en France peut décider de travailler depuis Paris, Brest, Toulouse, Collonges-la-Rouge… Bref, sa seule limite sera sa créativité (et son appétence pour le Limousin) !

Rien n’empêche toutefois les Alaners de travailler ponctuellement en dehors de ces pays, dans une limite de 30 à 90 jours par an (tout dépend si le pays appartient à l’espace Schengen). Mais, si travailler de manière asynchrone est un gain de productivité, jongler avec des décalages horaires importants peut ralentir la collaboration et pousser l'équipe à travailler à des heures étranges pour assurer des moments “synchrones” (1:1s, recrutement), ce qui n'est pas très sain. C’est pourquoi nous restreignons notre politique “Work from Anywhere” (WFA) aux territoires proposant moins 6 heures de décalage avec le fuseau horaire CET entre 9h à 18h. 

🖇️ Check-list : Éléments à considérer avant d’embaucher dans un nouveau pays 

Avant de commencer le processus de recrutement ou de faire une offre d’embauche et après avoir vérifié que votre offre est compétitive dans le pays en question, il est prudent de vérifier comment votre statut impacte chacune de ces variables dans le pays en question :

☑️ Obligations en matière d'immigration en tant qu'employeur : 

• S'assurer que l'entreprise a une autorisation légale pour employer des étrangers dans le pays.

• Vérifier les types de visas disponibles pour les employés étrangers et les exigences associées.

• Vérifier si des permis de travail sont nécessaires, comment les obtenir ainsi que les délais d’obtention. 

  ‍

☑️ Conformité aux lois de travail : 

• Vérifier les exigences légales en matière de contrat de travail, de durée de travail, de congés, avantages salariaux, de protection des salariés et de licenciement.

• Vérifier les exigences légales en matière de santé et de sécurité au travail, y compris les obligations en matière de formation et d'équipement de protection.

☑️ Responsabilités de sécurité sociale et de santé : 

• Vérifier les exigences légales en matière de sécurité sociale et de santé pour les employés, y compris les cotisations sociales obligatoires.

• Vérifier les exigences en matière d'assurance maladie pour les employés.

☑️ Impôt sur le revenu : 

• Vérifier les exigences en matière de retenue à la source et de déclaration de revenus pour les employés.

• Vérifier les taux d'imposition locaux et les règles de déduction fiscale pour les employés.

☑️ Conformité et administration de la paie : 

• Vérifier les exigences locales pour la paie, y compris la structure de bulletin de paie, la fréquence de la paie, les délais de paiement et les exigences en matière de registres de paie.

• S'assurer que l'entreprise dispose des ressources nécessaires pour gérer la paie conformément aux exigences locales.

Très tôt dans l'histoire d'Alan, nous avons construit une culture de l’écrit, de la transparence, de l’asynchrone et de la responsabilité distribuée pour offrir à nos équipes une grande flexibilité dans l’organisation de leur temps. Il s’avère que c’est cette culture qui nous a permis de généraliser notre politique “Work from Anywhere” dès 2020.

La transparence et responsabilité distribuée, clés de voûte d’une culture de l’asynchrone

Le principe de transparence se retrouve sous différentes formes chez Alan, comme la prise de décision écrite ou les réunions en dernier recours, tandis que le principe de la responsabilité distribuée guide la manière dont nous prenons des décisions chaque jour. 

Ce mode de fonctionnement permet un environnement flexible, performant et responsabilisant. En rendant les informations publiques et accessibles, nous facilitons la prise de (bonnes) décisions en toute autonomie. 

Cela permet également de resituer les actions et tâches du quotidien dans un objectif plus large et donc, de redonner du sens au travail — ce qui s’avère particulièrement important dans un environnement de travail hybride ou en distanciel.

Ainsi, en interne, nous avons l’habitude de partager nos documents largement et systématiquement : 

• Les développements stratégiques et succès collectifs (commerciaux ou techniques) sont célébrés tous les mois à l’occasion de Alan All Hands (AHA) en remote pour rassembler autour de notre mission commune. 

• Tous les comptes rendus des succès, des échecs et des apprentissages relatifs à la croissance d’Alan sont partagés aux membres de l’équipe

  et aux investisseurs principaux, chaque mercredi, dans le Alan Weekly Pulse ;

• Tous les Alaners ont un accès ouvert aux informations sensibles de l’entreprise comme les comptes rendus des réunions du Board et ont l'opportunité de participer à la mise à jour trimestrielle du Strategy Pack qui rassemble la vision, la mission et les objectifs de l'entreprise.

🛠Check-list : Créer des conditions favorables au travail flexible et asynchrone

• Une hiérarchie d’informations claire : Afin de limiter le risque de se perdre dans des flux d’information trop abondants, nous avons établi une hiérarchie claire entre les informations incontournables et celles qui ne le sont pas.

  Notre Slack se compose de différentes “chaînes” dédiées par sujet dont une poignée seulement sont considérées comme des “lectures obligatoires”.

• Définir des objectifs à tous les niveaux de l’entreprise : Lorsqu'on donne beaucoup d’autonomie à ses salariés, on doit leur donner les moyens de comprendre les objectifs de l’entreprise pour y inscrire les leurs et les aider à les atteindre. Pour faciliter la prise de bonnes décisions, fixer des objectifs trimestriels et mesurer efficacement leur progression, nous avons développé un système permettant d’arbitrer entre vision long terme et court terme entre Units et Crews. Les Unit, centrées sur une zone d’expertise ou d’attention établissent une stratégie long terme. Dans chaque Unit, des Crews

  (équipes pluridisciplinaires de 6-7 Alaners) se concentrent sur des missions spécifiques sur une période de temps plus courte. 

• Une organisation à l’échelle du “Crew” (équipe) claire : La Crew autonome dans la définition de ses objectifs trimestriels et chaque équipe fait le point sur les avancées collectives de façon hebdomadaire. En cas de besoin, un “stand-up” journalier sur Slack peut être envisagé pour débloquer des situations délicates ou aider les membres de l’équipe à re-prioriser leurs efforts sur les problèmes les plus urgents. Dans ces deux cas de figure, le Crew Lead a pour mission de prendre l’initiative et de garder un œil attentif et bienveillant sur la progression de son équipe.

• L’organisation à l’échelle de l’individu cadrée :  Chez Alan, les membres d’un Crew sont responsables, semaine après semaine, de décider sur quoi ils vont travailler pour s’assurer que les objectifs sont atteints. Chaque Alaner, dirigeant y compris, adopte le framework : Highlights, Progress, Fire, Objectives (“HPFO”). À chaque fin de semaine, nous publions un récapitulatif public de nos contributions et réalisations individuelles ainsi que l’objectif prioritaire de la semaine à venir. L’idée est de donner de la visibilité et du contexte à l’équipe sur la progression des objectifs. 

Les Alaners rassemblés lors de la dernière édition du Alan Check-In

Travailler à distance n’est pas toujours facile, surtout pour les salariés qui expérimentent pour la première fois. Chez Alan, nous sommes convaincus que ce ne sont pas seulement les rituels qui créent les liens au sein d’une équipe, mais surtout que cela repose avant tout sur une collaboration efficace fondée sur la transparence, la responsabilité partagée, la définition claire d'objectifs individuels et collectifs et la confiance, comme abordé dans le paragraphe précédent. Toutefois, il reste important de mettre en place des temps et des initiatives qui contribuent à tisser des liens forts entre les membres de l'équipe, afin que chacun soit dans les meilleures conditions pour réussir.

Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet, nous vous conseillons l’épisode de podcast “Valoriser la proximité au travail pour éviter le sentiment d’isolement”, dans lequel Lydia Martin, psychologue du travail chez Alan, livre ses conseils aux managers. C’est à retrouver ici. 

Des rituels hybrides pour créer du lien social

Voici des suggestions de rituels vous pouvez mettre en place pour assurer des forts liens sociaux, et la façon dont nous les mettons en place chez Alan :

All Company Get-togethers 

Réunir toute l'entreprise régulièrement est un moyen extrêmement puissant de renforcer l'engagement et d'encourager le développement de relations inter-équipes. Chez Alan, nous organisons des Check-Ins deux fois par an où tous les Alaners de nos différents pays se rassemblent. Nous y organisons une grande présentation pour partager des mises à jour importantes, célébrer les succès et garantir que les objectifs/la mission de l'entreprise soient au premier plan de nos esprits. Nous avons ensuite des sessions de travail en petits groupes ou des activités où nous mélangeons les Alaners de différentes équipes et pays. Bien sûr, ces événements ne seraient pas complets sans une fête où les Alaners peuvent établir des connexions sociales et se détendre avec leurs collègues.

Community Rituals 

Les points de contact réguliers au sein des équipes sont incroyablement importants lorsque les membres sont dispersés pour s’assurer qu’ils soient engagés et se sentent partie prenante de l'équipe, de l'entreprise, etc. Cela peut prendre la forme de Stand-ups hebdomadaires où les membres de l'équipe peuvent partager comment ils se sentent, discuter de tout sujet qu'ils préfèrent exprimer verbalement et mettre en évidence tout obstacle pour lequel ils aimeraient avoir l'avis de l'équipe.

Hackathons 

Résoudre un problème au niveau de l'entreprise et travailler avec un groupe de personnes avec lesquelles on n'interagit pas habituellement est très stimulant. Une fois par an, Alan organise un hackathon sur une thématique spécifique.  L'objectif est de recenser de nouvelles perspectives, d’oser proposer des idées auxquelles nous n’aurions pas pensé initialement autour d’un défi durant 48h. 

“Lunch & Learn” bi-mensuel

Deux fois par mois, nous organisons un déjeuner informel où un Alaner présente, à l’ensemble des salariés, un sujet de son choix - généralement une expertise qui le passionne. L’idée est de se nourrir de l’expérience nos Alaners, en dehors de leur vie chez Alan, et de profiter d’un moment de partage atypique où l’on se découvre des points communs. 

Des chaînes Slack informelles

Slack est notre outil de travail, certes. Mais certaines zones sont dédiées à la création de liens, une sorte de pause café numérique. Aficionados d’amis à quatre pattes, partisans de la course à pied ou amateurs de citations partagées hors contexte, trouveront tous leur bonheur parmi nos nombreuses chaînes affinitaires.

Nos entretiens d’off-boarding nous ont permis de déterminer que le télétravail peut être une raison de départ pour certains Alaners. La flexibilité qu’il propose n’est pas sans risque pour leur bien-être mental : anxiété, hyper-connexion, isolement. Chez Alan, nous avons adopté une culture de la vigilance pour suivre, malgré la distance, certains indicateurs.

🔍 Repérer les signaux faibles 

Nous invitons chaque Alaner, et surtout les coachs, à faire attention aux signaux suivants : 

• Expression d’un sentiment de “déconnexion” ou de “décalage” vis-à-vis de l’équipe

• Absence de présence ou d’implication dans les discussions sur Slack ou sur notre forum de décisions (Github)

• Décalage relationnel envers les autres membres de l’équipe et sentiment d’isolement général

• Échanges conflictuels récurrents à l’écrit (Slack)

• Désertion des événements d’équipe en présentiel

• Amplitude horaire : des messages sur Slack ou e-mails partis très tôt ou très tard

• Des erreurs inhabituelles ou une baisse de performance

🧰 Réagir face aux difficultés de son équipe

Si le télétravail est à l’origine du mal-être d’un Alaner, nous recommandons de :

• Déterminer avec le salarié si le télétravail est une difficulté conjoncturelle (liée à l’onboarding) ou si la problématique est structurelle et ne pourra donc pas être tenue sur le long terme : se demander s’il est possible de proposer des ajustements pour rendre le Alaner plus épanoui pourrait être un bon point de départ. 

• Encourager le salarié concerné à réaliser plus de “syncs” informels ou non, pour tisser des liens avec les membres du crew.

• Si applicable, proposer à l’Alaner de le mettre en contact avec un membre de l’équipe qui a traversé et surmonté des difficultés similaires.

• Organiser des événements d’équipe physique ou virtuel plus récurrents.

• Inviter l’Alaner à se rendre plus régulièrement au bureau ou dans des co-working pour renforcer le sentiment d’appartenance. 

Prévenir les risques dès l’onboarding

Si la nouvelle recrue a partagé son souhait d’opter pour de l’hybride ou du 100% distanciel, nous conseillons de sélectionner un coach qui sera dans une configuration similaire. Comme dit le dicton : “Celui qui connaît les obstacles les renverse” ; un coach ayant rencontré les particularités du télétravail sera plus à même de conseiller efficacement son coachee, de créer une connivence et une proximité immédiate — tout en limitant les risques de “décalage” entre deux réalités aux problématiques distinctes (présentiel et distanciel).

Nous sommes conscients que notre politique de Work from Anywhere n’est pas parfaite, mais nous l’avons pensée pour être la plus équitable possible. Elle repose entièrement sur notre culture de la confiance et de l’asynchrone, dont la transparence et la responsabilité distribuée sont la clé de voûte. Nous la faisons évoluer régulièrement en suivant ces principes directeurs : 

• Assurer à tous les Alaners un espace de travail confortable et équipement adéquat : nous restons attentifs aux incidences du télétravail sur l'efficacité et le confort des Alaners pour pour adapter la configuration autant que nécessaire ; 

• Maintenir un haut niveau d'engagement au sein de l'équipe, où que vivent les Alaners : nous misons sur des rencontres stratégiques organisées régulièrement plutôt que de faciliter les trajets de commodité (et nous prenons alors en charge le voyage des Alaners) ; 

• Être intelligemment frugaux : nous nous efforçons de faciliter sensiblement la vie de chaque Alaner tout en gérant avec intelligence nos ressources afin de réduire les coûts fixes et en appelons au bon jugement des Alaners ; 

• Protéger les Alaners et Alan : nous ne cherchons pas à résoudre l’intégralité des petits risques juridiques que nous rencontrons pour maintenir une certaine flexibilité, mais nous veillons à instaurer un cadre juridique clair, autant que possible.