Les contrôles de l'Urssaf sur la mutuelle d'entreprise

• Qu’est-ce que l’URSSAF ?
• Sur quelles cotisations porte le contrôle ?
• Le contrôle URSSAF en 5 étapes

Souvent redouté, le contrôle URSSAF est pourtant une formalité lorsqu’on y est bien préparé. Il a pour but de vérifier que votre entreprise respecte les obligations liées à la mutuelle collective en payant correctement ses cotisations sociales. En présence d’une anomalie, l’URSSAF peut exiger le remboursement des sommes dues et appliquer des pénalités. Pas de panique, Alan vous donne les clefs pour comprendre, anticiper et bien vivre cette étape de la vie de votre entreprise !

L’URSSAF, c’est l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales. Elle a trois missions principales :

1. Elle collecte les cotisations et les contributions sociales : assurance maladie, retraite, maternité, CSG, CRDS, etc. ;

2. Elle répartit les fonds collectés entre les différentes caisses prestataires : caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), caisse nationale d’assurance retraite, assurance chômage, etc. ;

3. Elle vérifie la bonne application des règles de Sécurité sociale et d’assurance chômage et la régularité du paiement des cotisations.

Qui peut être contrôlé ? 

Toutes les entreprises sont susceptibles de recevoir une visite de l’URSSAF. Plus précisément, toute personne morale ou physique qui paie des cotisations ou qui a rempli une déclaration sociale peut faire l’objet d’une vérification.

Petites, moyennes et grandes entreprises, travailleurs indépendants, micro-entrepreneurs, professionnels libéraux, employeurs particuliers, associations… Tous les cotisants devront s’y soumettre sans réserve, sous peine de recevoir une pénalité d’obstacle à contrôle.

Notez que vous pouvez demander à être contrôlé par l’URSSAF : c’est le principe du « droit au contrôle », instauré en 2018 par la loi pour un État au service d’une société de confiance (ESSOC).Quel intérêt ? C’est tout simple, si vous prenez l’initiative d’être contrôlé, vous bénéficiez du droit à l’erreur. Vous pouvez donc faire valider vos pratiques ou bien les corriger, sans risquer de subir de majoration ou de sanctions financières.

Pourquoi est-on contrôlé ?

Vous venez de recevoir un avis de contrôle et vous vous demandez ce que vous avez fait de mal ? Rassurez-vous, il n’y a pas toujours de raison aux vérifications de l’URSSAF. La visite des inspecteurs dans votre entreprise peut être décidée de manière parfaitement aléatoire.

Elle peut également être motivée par quelques incohérences apparues dans vos déclarations sociales. Quoi qu’il en soit, gardez à l’esprit que l’objectif du contrôle est uniquement de s’assurer que tout fonctionne bien et de vous aider, si besoin, à régulariser votre situation.

Où se déroule le contrôle ?

Le lieu dépend de la taille de votre entreprise :

• Le contrôle sur place : il concerne les entreprises qui emploient 11 salariés ou plus. L’agent de contrôle se rend dans les locaux de votre entreprise et vérifie sur place l’ensemble des justificatifs ;

• Le contrôle sur pièces : il concerne les entreprises de moins de 11 salariés. Il a lieu dans les locaux de l’organisme de recouvrement et ne nécessite pas la présence de l’employeur ni celle de son représentant, qui doivent seulement communiquer à l’agent les justificatifs demandés ;

Notez que lorsque la majorité des éléments nécessaires à l’évaluation sont informatisés, l’inspecteur peut demander à effectuer un contrôle sur le matériel de l’entreprise. Celui-ci peut refuser par écrit, mais doit alors tenir à disposition des copies de chaque document.

Le contrôle porte sur toutes les cotisations et contributions sociales de moins de 3 ans. Au-delà de cette durée, pour la majorité des cas, il y a prescription.

Par contre, si le  contrôle est effectué pour suspicion de travail dissimulé, la période s’étend à 5 ans. C’est d’ailleurs pour cela que la réglementation vous oblige à conserver pendant 6 ans l’ensemble des justificatifs et documents qui peuvent être nécessaires aux enquêtes de l’URSSAF.

Vérification des justificatifs de dispense à la mutuelle d’entreprise

Tous les salariés ont l’obligation d’adhérer au contrat de mutuelle d’entreprise. Certains peuvent toutefois bénéficier d’un cas de dispense en fournissant une déclaration sur l'honneur. Or, en cas de procédure de contrôle URSSAF, les agents peuvent demander à examiner les dispenses d’adhésion à la complémentaire collective.

C’est pourquoi nous vous recommandons chaudement de conserver les déclarations sur l'honneur signées par le salarié lors des demandes de dispenses. Les cas de dispenses les plus communs sont :

• Demandes de dispense effectuées au moment de l’embauche ou lors de la mise en place du contrat collectif ;

• Attestation de droits à la CSS (ancienne CMU-C) ;

• Attestation d’affiliation à une complémentaire santé individuelle ;

• Attestation d’ouverture des droits à la complémentaire collective du conjoint en tant qu’ayant droit ;

Notons que chez Alan, nous nous occupons de faire remplir les déclarations sur l'honneur en ligne par le salarié, s'il est éligible, et de conserver les preuves sur votre espace employeur.

L’URSSAF peut choisir d’effectuer des opérations de contrôle à tout moment, mais elle doit respecter un certain formalisme :

1. Envoi de l’avis de contrôle

L’organisme vous informe du contrôle par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) sous un délai de 15 jours minimum avant l’intervention. Le courrier comporte des informations essentielles : identité de l’agent, date du contrôle, liste des documents et justificatifs à fournir, etc. L’URSSAF tient également à votre disposition une charte du cotisant contrôlé, qui contient de nombreux détails sur le déroulement de la procédure.

Le seul cas où les agents peuvent se présenter sans prévenir, c’est lorsque les vérifications ont pour but la recherche de travail dissimulé.

2. Le contrôle

La durée du contrôle est limitée à 3 mois pour les entreprises de moins de 10 salariés. Cette limite s’applique aussi pour les entreprises de moins de 20 salariés, à titre expérimental et jusqu’à fin 2021. Pour les autres entreprises, la loi ne prévoit aucune limitation de durée.

L’agent : 

• S’assure de la conformité de vos déclarations ;

• Vérifie le taux, l’assiette et le calcul des cotisations ;

• Examine la régularité des justificatifs que vous avez fournis ;

La vérification porte sur toutes sortes de pièces comptables et d’éléments : déclaration sociale nominative, déclarations sur l'honneur pour les dispenses d’adhésion à la mutuelle d’entreprise, bulletins de salaire, contrats de travail, statuts de la société, avis d’imposition… 

3. Fin du contrôle : envoi de la lettre d’observations

L’agent vous envoie ses conclusions dans une LRAR qui marque la fin du contrôle. En cas de redressement, le courrier mentionne le montant des sommes dues, le mode de calcul, les majorations de retard et une éventuelle pénalité financière.

4. Droit de réponse du cotisant contrôlé

Si vous n’êtes pas d’accord avec les observations de l’agent, vous pouvez lui signifier votre opposition. Si vous le faites sous un délai de 30 jours, il est tenu de vous apporter une réponse.

5. Le rapport de contrôle

L’agent transmet son rapport ainsi que vos remarques au service recouvrement. Ici, plusieurs possibilités :

• L’entreprise a fait une application correcte des législations : tout est bien qui finit bien ;

• L’entreprise a commis des erreurs, il faut donc procéder à une régularisation ;

Dans le cas d'une régularisation, deux précisions :

• Si celle-ci est en faveur de l’entreprise, l’agent émet un avis de crédit ;

• Si au contraire l’entreprise est redevable, elle recevra une mise en demeure de paiement des sommes dues, à rembourser sous un mois sous peine de majoration, ainsi que d’éventuelles pénalités.

Vous souhaitez contester la décision de l’organisme de recouvrement ? A ce stade, vous pouvez saisir la commission de recours amiable dans un délai de deux mois.

Pour éviter toute mauvaise surprise, partez du principe que le contrôle URSSAF est un incontournable de la vie de l’entreprise. Il arrivera un jour ou l’autre, alors autant l’anticiper en toute sérénité.