Baromètre Alan x Harris Interactive - édition 3
Evolution du bien-être mental au travail et décryptage des aspirations des salariés et managers par secteur
Conformité et simplicité : Alan clarifie les règles sur les dispenses d'affiliation
Ça, c'est l'ensemble des documents nécessaires pour valider une dispense sans Alan.
Comme vous le savez, la mutuelle d’entreprise obligatoire est… obligatoire. Ça veut dire que par défaut, tous les salariés de l’entreprise sont couverts, sauf ceux qui peuvent justifier d’une dispense. Le respect de cette législation permet à l’entreprise de bénéficier d’un traitement social et fiscal favorable sur les contributions patronales.
En fonction des entrées et des sorties, et lorsque l’entreprise change d’assureur, la gestion des dispenses est une lourde charge mentale et administrative pour les RH au quotidien.
Pour leur faire gagner du temps (et de la sérénité), Alan prend le relais et se charge de vérifier la légitimité des demandes de dispense de vos salariés.
Qu’est-ce qui change ?
Jusqu’alors, pour se faire dispenser en tant que salarié, il fallait fournir une pièce justificative attestant de son éligibilité à la dispense. Une fois envoyée à Alan, notre équipe prenait le relais pour la contrôler. On s’est rendu compte qu’un grand nombre de ces documents n’étaient pas conformes avec la réglementation en vigueur.
Du coup, les RH devaient accompagner leurs salariés pour les aider à fournir le “bon justificatif” et ainsi finaliser leur procédure de dispense.
En d’autres termes, même si Alan faisait gagner du temps aux RH en général, on pouvait faire encore mieux.
Or, les règles ont changé suite à une clarification de la Direction de la Sécurité sociale ! Nous avons donc revu nos règles de dispense. Dorénavant, toute personne souhaitant être dispensée pourra signer une déclaration sur l’honneur, sans fournir un autre justificatif (💡🍒 sur le 🎂 : cette demande de dispense est valable aussi longtemps que besoin, sauf changement de situation du salarié qui impacte sa dispense).
Ce qui change (extrait de l'article Complémentaire santé : le point sur les dispenses d'affiliation depuis le 1er septembre 2022 (Analyse) dans l'Argus de l'assurance) :
Parmi les positions administratives bénéficiant dorénavant de ce mécanisme de sécurité juridique, le Boss indique notamment (paragraphe 920 et suivants) que « quel que soit le motif de dispense, cette demande du salarié prend la forme d’une déclaration sur l’honneur qu’il remet à son employeur », cette déclaration devant comporter certaines mentions. Par rapport à 2015, ce mode de preuve de la demande de dispense ne peut donc en aucun cas être remis en cause par un inspecteur de l’Urssaf. Il ne peut plus être soutenu qu’il est limité aux seules dispenses d’ordre public ou aux frais de santé.
Une déclaration sur l’honneur conforme aux attentes de l’URSSAF
Nous avons pensé cette nouvelle expérience pour qu’elle vous fasse gagner en sérénité et rende vos salariés plus autonomes, pour que tout le monde ait une expérience plus fluide.
Pour demander une dispense, les salariés doivent d’abord répondre à une série de questions qui nous permettent de vérifier qu’ils sont bien éligibles à la dispense. Cela nous permet également de collecter les mentions à renseigner sur la déclaration sur l’honneur, comme :
le cadre dans lequel le salarié demande à être dispensé ;
le nom de l’assureur qui le couvre, ce qui lui permet de demander la dispense ;
une mention selon laquelle le salarié a été préalablement informé par l'employeur des conséquences de son choix ;
et, le cas échéant, la date de fin du contrat individuel.
De cette façon, vous savez que les déclarations sur l’honneur sont conformes (sans avoir à courir après les justificatifs des uns et des autres).
Par ailleurs, chaque année, on se charge de communiquer au salarié qu’il est tenu de nous informer de tout changement de situation qui influe sur sa dispense.
Pourquoi ce changement ?
Depuis nos débuts, Alan travaille à faire évoluer les règles de l’assurance santé pour qu'elle soit plus simple et plus juste. Nous avons créé Alan pour accélérer la modernisation du système traditionnel.
De la même manière que nous avons soutenu la résiliation infra-annuelle en 2020 pour que chaque assuré puisse changer d’assurance à tout moment après un an d’engagement, nous avons souhaité aligner la gestion des dispenses sur les règles en vigueur.
En effet, nous avions constaté une divergence des pratiques de marché, certaines entreprises préférant adopter une posture plus prudente en demandant des justificatifs complémentaires et non-requis à leurs salariés. Afin d’assurer une harmonisation des pratiques, nous avions demandé à l’URSSAF, fin 2021, de clarifier les règles en vigueur en matière de gestion des dispenses. Leur réponse : une simple déclaration sur l’honneur suffit.
Le 1er septembre 2022, la Direction de la Sécurité sociale a publié la section protection sociale complémentaire du Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (paragraphe 920 et suivants) et __la règle est désormais claire. __
L’employeur doit être en mesure de donner accès aux demandes de dispense des salariés concernés sous la forme d’une déclaration sur l’honneur. Cette règle s’applique à tous types de dispenses.
D’ailleurs, nous ne sommes pas les seuls à tendre vers plus de simplification, d’autres acteurs de l’assurance santé sont également en train de revoir le formalisme des dispenses. C’est une très bonne nouvelle : une harmonisation des pratiques est souhaitable !
Et en cas de contrôle ?
Suite à la publication du BOSS, l’employeur peut faire valoir cette règle en cas de contrôle.
En tant que preuves, seules les déclarations sur l’honneur des salariés concernés sont à fournir. Il faut donc que l’entreprise puisse à la fois produire les déclarations sur l’honneur, et que les informations écrites soient fiables.
Cela tombe bien, __avec Alan, tout cela est automatisé !__👌 Les déclarations sur l’honneur sont produites et envoyées à vos salariés par Alan puis stockées sur votre espace employeur.
Vous l’aurez compris : avec Alan, conformité rime avec simplicité !
