Changement de mutuelle d’entreprise : comment faire ?

• Pourquoi décider de modifier une mutuelle d’entreprise ?
• Peut-on refuser la mutuelle d'entreprise de son employeur ?
• Quels sont les recours en cas de changement de mutuelle d’entreprise ?
• Comment modifier une mutuelle collective dans le cadre d’une DUE ?
• Changer facilement de mutuelle d’entreprise avec Alan  
• Peut-on changer de mutuelle en cours d'année ? 

Un employeur peut faire le choix de changer de mutuelle collective d’entreprise pour plusieurs raisons :

• Le rapport entre les prestations de couverture santé et le montant des cotisations n’est pas satisfaisant ;

• Le contrat de complémentaire santé collective en place ne satisfait pas les salariés ;

• Les garanties du contrat d’assurance santé ne conviennent pas complètement au secteur d’activité de l’entreprise ;

• La compagnie d’assurance a appliqué une forte augmentation du montant des cotisations ;

• Un rachat de société a eu lieu et l’entreprise bénéficie donc d’un autre contrat d’assurance ;

• Etc.

Pour savoir si vous pouvez changer de mutuelle entreprise, il faut d'abord comprendre le cadre légal et vos obligations en tant qu'employeur afin de respecter les termes légaux en matière de la loi du travail.

Quelles sont les obligations de l'employeur envers la couverture santé du salarié ?

Tous les employeurs du secteur privé (entreprises et associations) doivent proposer une complémentaire santé collective aux salariés, depuis le 1er janvier 2016. 

L’employeur a la responsabilité de choisir l’organisme assureur, de négocier le contrat de mutuelle et de se charger du suivi du dispositif. 

Des règles et critères précis encadrent les mutuelles collectives obligatoires : 

• Les employeurs doivent financer au moins 50 % du montant des cotisations.

• La loi exige que le contrat propose un niveau minimal de garantie, appelé « panier de soins minimum ».

• Les mutuelles d’entreprises doivent être en conformité avec les contrats responsables. 

La complémentaire santé collective peut également proposer d’autres prestations supplémentaires, comme le service d’assistance (garde d’enfants, aide ménagère…), le tiers payant, etc. 

Quelles sont les conditions pour changer de mutuelle ?

Vous souhaitez changer la mutuelle de votre entreprise ? C'est possible quelle que soit la taille de votre structure. Mais attention, ce changement suit des règles précises qu'il faut respecter. On vous explique tout !

Les 3 voies possibles pour le changement de mutuelle entreprise

1. La voie conventionnelle (la plus simple)

Votre convention collective ou accord de branche définit déjà le cadre ? Suivez simplement les règles qu'ils prévoient. Par exemple, la convention HCR (Hôtels-Cafés-Restaurants) impose des garanties minimales spécifiques à respecter.

2. La négociation avec les représentants

Pas d'accord de branche ? Direction la table des négociations !

Concrètement :

• Présentez votre projet de changement

• Organisez les réunions de négociation, notamment des conditions de refus

• Documentez les échanges

• Formalisez l'accord final

3. La décision unilatérale (DUE) C'est votre solution afin d'imposer votre droit de refuser une mutuelle si :

• Vous avez moins de 50 salariés

• Les négociations n'aboutissent pas

• Vous êtes une jeune entreprise

Dans ce cas, vous devez :

• Rédiger une DUE claire et complète

• Informer individuellement chaque salarié d'une telle dispense d'adhésion en vue de souscrire à une nouvelle mutuelle

• Conserver une preuve de l'information dans votre entreprise.

Notre conseil

Quelle que soit la voie choisie, privilégiez la transparence et la communication avec vos équipes. Un changement bien expliqué est toujours mieux accepté !

L'équipe AlanEquipe Alan

Le changement de mutuelle d'entreprise : un processus à anticiper

Le changement de protection sociale complémentaire est une décision stratégique qui nécessite une préparation minutieuse. Voici comment procéder étape par étape.

Imaginez perdre votre couverture santé pendant plusieurs jours... Impensable ! C'est pourquoi il est impératif de souscrire un nouveau contrat avant d'entamer toute démarche de résiliation. Cette précaution évite toute rupture de couverture pour vos salariés.

Le processus en pratique :

1) Évaluation et choix du nouvel assureur (2-3 mois avant)

• Analyse des besoins des salariés

• Comparaison des offres du marché

• Vérification de la conformité avec votre convention collective

2) Procédure de mise en place (1-2 mois) Selon votre situation :

• Via accord d'entreprise : négociation avec les partenaires sociaux

• Par décision unilatérale (DUE) : information-consultation du CSE

• Suite à un accord de branche : application des nouvelles dispositions

Exemple concret : Une entreprise de 50 salariés souhaite changer de mutuelle au 1er janvier.

Elle doit :

• Lancer les consultations en septembre

• Finaliser le choix en octobre

• Informer les salariés en novembre

• Effectuer la bascule au 1er janvier

3) La résiliation formelle

• Envoi de la lettre de résiliation indiquant les motifs de changement ainsi que les conditions de changement en recommandé AR

• Respect du préavis (généralement 2 mois)

• Conservation du justificatif de fin de contrat

Les droits des salariés

Le recours des salariés est possible si la procédure n'est pas respectée. Ils peuvent notamment contester :

• L'absence de consultation

• La baisse des garanties sans justification

• Le non-respect des minimums conventionnels

Notre conseil

Privilégiez la transparence. Un changement bien communiqué est mieux accepté.

L'équipe AlanEquipe Alan

📅 Planning type pour un changement au 1er janvier :

• Septembre : Consultation des assureurs

• Octobre : Choix et validation

• Novembre : Information salariés

• Décembre : Mise en place technique

• Janvier : Bascule effective

L'équipe AlanEquipe Alan

Quels documents sont nécessaires pour changer de mutuelle ?

On ne va pas se mentir, changer de mutuelle implique un peu de paperasse. Mais pas de panique, on vous fait un récap ultra simple de tous les documents nécessaires !

La lettre de résiliation : votre sésame

Premier réflexe : la lettre de résiliation pour votre assureur actuel. Quelques points clés :

• À envoyer en courrier recommandé avec accusé de réception

• Respecter le préavis (généralement 2 mois)

• Mentionner la date d'effet souhaitée

• Garder une copie précieusement

Pro tip : Évitez la période de Noël pour votre changement. Les délais postaux s'allongent et ça peut créer des complications inutiles !

Les documents à fournir

Pour une transition en douceur, prévoyez :

• Le justificatif de changement de situation

• La copie de votre contrat actuel

• Le modèle de lettre complété (votre nouvel assureur peut vous le fournir, mais nous vous en proposons un gratuitement ! Si c'est pas beau ça !)

• Les attestations de carte vitale des bénéficiaires

Le + Alan : On vous fournit tous les modèles de documents nécessaires et on vous guide à chaque étape. Vous n'avez plus qu'à suivre le mouvement !

📅 Timing idéal :

• J-70 : envoi de la lettre de résiliation

• J-60 : réception de l'accusé de réception

• J-30 : finalisation du nouveau contrat

• J-0 : basculement effectif

L'équipe AlanEquipe Alan

En cas de modification de la mutuelle d’entreprise, l’employeur doit dénoncer l’ancienne DUE (décision unilatérale de l’employeur) auprès des employés. La loi n’autorise pas l’information par affichage collectif. Le dirigeant d’entreprise à l’obligation d’informer chaque salarié personnellement, soit : 

• Par courrier recommandé avec accusé de réception.

• Par information orale ou écrite, avec signature d’une décharge ou d’une liste d’émargement. 

L’entreprise doit également respecter un préavis de 3 mois. Si l’employeur omet d’informer les salariés dans ce délai, il s’expose alors à une sanction de la part de l’URSSAF. 

Ensuite, l’entreprise doit rédiger la nouvelle DUE. Celle-ci doit comporter plusieurs informations et mentions obligatoires : 

• Les conditions de souscription de la nouvelle mutuelle collective obligatoire.

• Le niveau des garanties du contrat d’assurance.

• Le montant des cotisations.

• La date d’effet du nouveau contrat de mutuelle d’entreprise et sa durée. 

• Les conditions de renouvellement, de révision et de résiliation du contrat d’assurance. 

• Les cas de dispense de mutuelle d’entreprise. 

• Les taux et délais de remboursement des frais de santé.

Votre nouvel assureur vous fournira cette DUE. Chez Alan, vous n’avez même pas besoin de la communiquer à vos salariés : renseignez simplement leur adresse e-mail, et on leur enverra automatiquement. Pratique !

L’employeur doit informer l’ensemble des salariés et des représentants du personnel d’un changement de mutuelle d’entreprise. Il doit également souscrire une nouvelle complémentaire santé collective. 

Choisir la mutuelle Alan, c’est répondre aux exigences de la loi, en proposant aux salariés une couverture complémentaire santé collective avec un niveau minimal de garantie :

• La totalité du forfait journalier en cas d’hospitalisation. 

• L’intégralité du ticket modérateur (cela concerne la partie des frais médicaux qui n’est pas remboursée par l’assurance maladie).

• Les dépenses de frais d’optique ; forfait sur une période de 2 années (1 an pour les mineurs si évolution de leurs vues), minimum de 100 € pour les corrections simples et minimum de 150 € pour les corrections complexes.    

• Les dépenses de frais dentaires ; 125 % du tarif conventionnel minimum. 

La mutuelle d’entreprise peut concerner les ayants droit du salarié (enfants, conjoint, partenaire). Cependant, l’employeur n’est pas dans l’obligation de faire ce choix (sauf dans le cas où sa convention collective l’impose).

Chez Alan, nous nous occupons de résilier votre ancien contrat d’assurance santé. Nous vous accompagnons également dans la mise en place de votre nouvelle mutuelle collective au sein de votre entreprise. 

Alan est une assurance santé digitale qui vous propose :

• Des services simples et fluides. 

• Des outils pratiques, spécialement conçus pour vous.

• Des remboursements rapides. 

• Une couverture santé pensée pour vous, pour améliorer votre bien-être et celui des salariés de votre entreprise (étiopathie, méditation, ostéopathie, etc.). 

Avec la mutuelle Alan, vous allez pouvoir :

• Choisir des garanties adaptées à l’activité des employés de votre entreprise.

• Sélectionner un contrat d’assurance sur mesure.

• Trouver le meilleur équilibre entre le prix des cotisations et les postes de santé couverts.  

En choisissant l’assurance santé Alan pour réaliser un changement de mutuelle d’entreprise, vous profitez d’une offre santé sur mesure et vous gagnez un temps précieux !

La résiliation de mutuelle d’entreprise infra-annuelle a été mise en place le 1er décembre 2020. Depuis, un employeur peut décider d’un changement de mutuelle d’entreprise à n’importe quel moment, après la première année du contrat d’assurance, sans aucun frais ni pénalité. L’entreprise n’a donc plus besoin d’attendre la date d’échéance du contrat de mutuelle collective pour le résilier ou le modifier. 

Cependant, l’employeur doit respecter le préavis indiqué dans les conditions générales du contrat d’assurance (de minimum un mois). Il est recommandé aux dirigeants d’entreprises d’envoyer la demande de résiliation par recommandé avec accusé de réception, et de conserver une copie du document. 

Après réception de la demande de résiliation, l’assureur a l’obligation de communiquer à l’entreprise un avis de résiliation avec la date de rupture du contrat d’assurance en cours. Celui-ci définit alors la date d’effet du nouveau contrat. 

La modification de mutuelle d’entreprise en cours de contrat est donc possible. Cela peut concerner les niveaux de garanties ou le niveau de prise en charge des cotisations par l’entreprise.