Quel est le devoir d'information de l'employeur et de l'assureur en matière de prévoyance ?

• Le devoir d’information de l’employeur envers l’assureur
• Le devoir d’information de l’employeur envers les salariés
• Que se passe-t-il si l’employeur a manqué à ses obligations ?
• Les obligations de l’assureur envers l’employeur
• Que se passe-t-il si l’assureur a manqué à ses obligations ?

Pour souscrire une prévoyance collective, mieux vaut être bien renseigné sur les garanties proposées. En tant qu’expert de la prévoyance, l’assureur a justement pour rôle de conseiller l’entreprise en toute transparence. De son côté, l’employeur a un devoir d’information, non seulement envers l’assureur, mais aussi envers ses salariés. Faisons le point sur les obligations de chacun.

L’entreprise doit fournir toutes les informations nécessaires à la mise en place et au maintien du contrat de prévoyance (article L113-2 du code des assurances). Cela permet alors à l’assureur de proposer une couverture adaptée aux besoins de l’entreprise et de ses salariés.

Dans le cadre de son devoir d’information, l’employeur doit :

• Remplir le formulaire de déclaration de risqueCe document fourni par l’assureur est à compléter par l’employeur avant la signature du contrat collectif. Il peut notamment contenir la liste des salariés actuellement en arrêt de travail, en situation d’incapacité temporaire ou d’invalidité. C’est une sorte d’« état des lieux » des risques en cours ;

• Informer l’assureur de tout changement dans l’entreprise susceptible de créer de nouveaux risques. L’employeur a 15 jours pour déclarer ce changement par écrit (mail, lettre recommandée). En réponse, l’assureur a la possibilité de modifier le contrat de prévoyance et les tarifs, ou bien de le résilier ;

• Signaler tout événement, accident ou sinistre qui déclencherait la mise en œuvre des garanties.

Le chef d’entreprise ou le service des ressources humaines a l’obligation de communiquer aux bénéficiaires (c’est-à-dire les salariés) toutes les informations qui concernent la prévoyance collective :

1° Il transmet la notice d’information prévoyance

Ce document, fourni par l’assureur, énumère les détails du contrat : prestations, bénéficiaires, conditions de mise en œuvre des garanties, etc. Son utilité est double : d’une part, il permet aux salariés de connaître exactement la nature des droits pour lesquels ils cotisent et, d’autre part,, en cas de problème de santé, un simple coup d’œil à la notice leur indiquera la marche à suivre pour bénéficier des versements de la prévoyance (rente d’incapacité ou d’invalidité, capital décès, etc.).

2° Il fournit une copie de la décision unilatérale prévoyance le cas échéant

La décision unilatérale de l’employeur (DUE) est une des trois manières de mettre en place une couverture complémentaire collective, avec l’accord collectif et le référendum. L’entreprise qui choisit d’instaurer une prévoyance par décision unilatérale en informe ses salariés et leur fournit une copie de la décision.

Point important : quand un employé a été embauché avant la mise en place de la prévoyance par décision unilatérale, il ne peut pas être contraint de cotiser à ce régime.

 3° Il remet un bulletin d’adhésion à chaque salarié concerné

Tous les employés complètent leur bulletin avec leurs informations personnelles, à l’exception de ceux qui souhaitent demander une dispense d’adhésion à la prévoyance. Ces derniers informent l’employeur par écrit de leur refus, en joignant à ce courrier les justificatifs nécessaires.

4° Il informe les assurés en cas de modification du régime de prévoyance

Toute modification du régime de prévoyance doit être annoncée aux salariés (réduction ou augmentation des garanties de prévoyance, changement de prestataire, etc.). L’employeur informe chaque adhérent de ces changements par écrit, et leur remet une notice d’information mise à jour.

En cas de litige, c’est à l’employeur de prouver qu’il a bien rempli son obligation d’information envers les salariés (notamment la fameuse remise de notice). On recommande donc chaudement aux entreprises de toujours garder une trace écrite : émargement, lettre recommandée avec accusé de réception, ou encore décharge contre remise en mains propres.

À défaut de preuve, l’employeur peut être condamné à verser des dommages-intérêts en cas de litige. La jurisprudence réaffirme régulièrement cette position. 

L’assureur est soumis à une double obligation d’information et de conseil envers ses clients.

Le devoir d’information

L’organisme d’assurance doit fournir à l’entreprise la notice d’information que nous évoquions plus haut. 

La notice d’information contient :

• La liste des garanties de prévoyance : incapacité, invalidité, décès, garantie Perte totale et irréversible d’autonomie (PTIA), mais aussi toutes les options telles que l’assurance obsèques, la rente éducation, etc. ;

• Les conditions de mise en œuvre, de suspension et d’exclusion des garanties ;

• Les délais de déclaration de sinistre ;

• Les bénéficiaires de la prévoyance : les catégories de salariés concernés par la couverture complémentaire, par exemple les salariés-cadres/non cadres ;

• Les clauses de portabilité ;

• Les délais de prescription ;

• Etc.

En cas de modification du contrat de prévoyance complémentaire, l’assureur met à jour la notice et transmet la nouvelle version à l’employeur, qui devra à nouveau la relayer aux salariés.

Le devoir de conseil

L’assureur doit apporter à son client un conseil éclairé, que ce soit avant ou après la signature du contrat. L’objectif est que l’employeur ait toutes les cartes en main pour choisir sereinement son offre de prévoyance. Cet échange transparent permet aussi de bâtir une relation de confiance entre l’entreprise et l’organisme d’assurance.

En cas de manquement de l’assureur à son obligation d’information ou de conseil, il peut voir sa responsabilité engagée. Dans le cadre d’un litige, il pourra être condamné à payer des dommages et intérêts en réparation d’un éventuel préjudice.

Détail important : le devoir de conseil est une obligation de moyen et non pas de résultat. Ça veut dire que l’assureur doit faire au mieux pour apporter un conseil pertinent et personnalisé à l’entreprise. Si, malgré sa bonne volonté, des circonstances indépendantes de sa volonté l’ont empêché de mener à bien sa mission (par exemple si l’employeur a omis de déclarer un risque dans le formulaire), sa responsabilité ne sera pas engagée.

On voit donc qu’en matière de prévoyance, une communication transparente et efficace permet non seulement de satisfaire aux obligations légales imposées à chaque partie, mais aussi de garantir un bon climat social au sein de l’entreprise.