Comment mettre en place un régime de prévoyance pour votre entreprise ?

• Comment met-on en place une prévoyance collective ?
• Quelles sont les démarches en cas d’embauche d’un salarié ?
• Quelles sont les démarches en cas de départ d’un salarié ?
• Qui peut bénéficier de la portabilité ?
• Comment modifier le régime de prévoyance ?
• Comment résilier sa prévoyance ?

La prévoyance d’entreprise se gère facilement au quotidien, surtout lorsqu’on est bien accompagné par son assureur. Ceci dit, il reste intéressant de connaître ses droits et obligations, que ce soit pour traiter les adhésions et les départs des salariés, modifier le régime ou encore résilier son contrat. Voici la marche à suivre pour mettre en place et gérer sa prévoyance d’entreprise en toute sérénité.

D’abord, on adopte un acte de droit du travail qui instaure officiellement la couverture complémentaire dans l’entreprise.

Deux cas peuvent se présenter :

• Un accord de branche professionnelle ou une convention collective s’applique déjà au secteur d’activité : dans ce cas c’est assez simple, puisque tout (ou presque) est écrit dans l’acte. Il suffit de s’y référer pour connaître les niveaux de garantie minimum, les bénéficiaires, le coût et la répartition des cotisations entre employeur et employé, etc.

• Aucun accord collectif ne s’applique : l’entreprise doit au moins couvrir les salariés ayant le statut de cadre. C’est une obligation imposée par la loi. Elle demeure libre d’inclure (ou non) le reste des salariés. Elle peut choisir d’instaurer la prévoyance collective par référendum ou décision unilatérale (DUE).

Une fois ces actes adoptés, il n’y a plus qu’à comparer les offres présentes sur le marché, demander des devis, et sélectionner un prestataire parmi les nombreux organismes assureurs disponibles.

Quand on recrute une personne, en plus des nombreuses formalités traditionnelles d’embauche, il faut la faire adhérer au dispositif de prévoyance (et de mutuelle bien sûr).

Les 3 grandes formalités d’embauche en matière de prévoyance

1. Remettre la notice d’information

La notice d’information est fournie par l’assureur à l’employeur, qui la relaie ensuite aux salariés. Ce document est essentiel puisqu’il récapitule l’ensemble des informations relatives au contrat de prévoyance : garanties (décès, arrêt de travail, invalidité totale ou partielle, etc.), bénéficiaires cadres et/ou non-cadres, options, montant de la cotisation… La liste est longue, et c’est tant mieux, car elle doit permettre aux salariés de bien comprendre leurs droits et obligations.

2. Faire adhérer les salariés

L’entreprise fait adhérer chaque employé bénéficiaire. Elle lui remet un bulletin d’adhésion qu’il remplit et transmet à l’organisme assureur. Ce dernier se charge de l’affiliation.

3. Contrôler les dispenses

Dans certains cas, les salariés ont la possibilité de refuser d’adhérer à la prévoyance collective. Ils doivent pour cela répondre aux conditions d’un cas de dispense. L’employeur a la responsabilité de vérifier que ces demandes sont valides et que les justificatifs fournis sont valables.

Les réflexes à avoir

L’entreprise qui oublie de remplir l’une de ces formalités s’expose à des sanctions, comme  perdre les exonérations fiscales et sociales des cotisations de prévoyance obligatoire et d’être condamnée au versement de dommages-intérêts et de pénalités financières. C’est pourquoi on conseille fortement de :

• Garder des preuves de la remise de la notice : en cas de litige ou de contrôle URSSAF, l’entreprise devra être en mesure de prouver qu’elle a bien fourni ce document à ses employés. Un envoi par LRAR ou une remise en mains propres contre signature fera parfaitement l’affaire.

• Actualiser chaque année les demandes de dispense : un salarié peut tout à fait se trouver dans un cas de dispense l’année de son embauche, puis en perdre le bénéfice. Mettre régulièrement à jour les justificatifs permet donc de s’assurer que tous les bénéficiaires sont en règle.

L’employeur dont le salarié quitte l’entreprise doit veiller à :

• Assurer le maintien des garanties de prévoyance le cas échéant : lors de son départ, un salarié peut bénéficier d’une prolongation des garanties incapacité-invalidité-décès. C’est ce qu’on appelle la portabilité.

• Informer l’assureur de la rupture du contrat : ça lui permet de mettre en place la portabilité, ou tout simplement de faire cesser la couverture du salarié sortant.

À la fin de son contrat de travail, l’employé peut continuer à bénéficier de ses garanties de prévoyance. Il doit pour cela être éligible à la portabilité et remplir les critères suivants :

• Il a adhéré à la prévoyance avant la rupture de son contrat de travail ;

• Il a des droits ouverts à l’assurance chômage ;

• Il n’a pas été licencié pour faute lourde ;

• Il a au minimum 1 mois d’ancienneté.

Si vous voulez plus d’informations sur ces démarches, nous avons aussi un article détaillé sur la portabilité.

En ce qui concerne la durée, la prévoyance est maintenue pendant un nombre de mois équivalent à ceux passés par le salarié dans l’entreprise, dans la limite d’un an.

L’entreprise qui n’est plus satisfaite de son contrat peut demander à le modifier à condition de respecter l’acte juridique fondateur et d’obtenir l’accord de l’assureur.

1. Vérifier l’acte juridique fondateur

C’est la première des précautions à prendre quand on envisage de modifier sa prévoyance.

Une convention collective ou accord de branche a instauré le régime : cet acte fixe un socle de protection sociale minimum pour les salariés. L’employeur ne peut pas souscrire des garanties inférieures à celles prévues.

Un référendum ou une décision unilatérale a instauré le régime : si les changements envisagés par l’entreprise sont compatibles avec le dispositif déjà en place, elle peut passer à la négociation avec l’assureur. À l'inverse, si elle souhaite une vraie transformation de régime, elle devra adopter de nouveaux actes pour remplacer les précédents (nouvelle DUE ou nouveau projet soumis au vote des salariés).

2. Négocier les modifications avec l’assureur

Pour modifier le contrat de prévoyance, il va falloir négocier avec l’assureur. Celui-ci peut accepter la demande de l’entreprise, auquel cas il crée un avenant au contrat. Il peut aussi la refuser, auquel cas l’entreprise a deux choix : conserver son contrat en l’état, ou le résilier à échéance.

3. Informer les salariés

À chaque modification du contrat de prévoyance, l’entreprise doit remettre aux salariés une nouvelle notice d’information. Elle inclut l’ensemble des nouvelles dispositions.

De son côté, l’assureur a aussi la possibilité de demander à changer les termes du contrat. On vous en parle dans notre article complet dédié à la modification du régime de prévoyance.

Une cotisation trop élevée, un litige avec l’assureur, une meilleure offre (chez Alan, au hasard)… Les raisons pour résilier un contrat de prévoyance ne manquent pas. Quel que soit le motif, l’employeur doit suivre la procédure de résiliation.

1. Assurer une couverture minimale ininterrompue

La couverture obligatoire des salariés doit contenir les garanties minimum prévues dans l’acte fondateur et être ininterrompue. En cas de changement d’organisme de prévoyance, il faut donc s’assurer de souscrire un nouveau contrat qui respectera le socle de garanties et entrera en vigueur immédiatement après la résiliation de l’ancien contrat, afin que les salariés ne se retrouvent pas sans protection.

2. Consulter le Comité social et économique (CSE) avant de résilier le contrat. S’il n’y a pas de CSE, cette obligation de consultation est à ignorer.

3. Résilier le contrat auprès de l’assureur

Ici, deux cas peuvent se présenter :

• Cas n° 1 : Le contrat de prévoyance est couplé à la mutuelle collective. L’entreprise bénéficie alors de ce qu’on appelle la résiliation infra-annuelle : après un an d’engagement, elle peut résilier à tout moment sa couverture complémentaire sans se justifier.

• Cas n° 2 : Le contrat de prévoyance est dit « pur », c’est-à-dire qu’il n’est pas couplé avec une mutuelle. L’entreprise peut le résilier une fois par an, à l’échéance annuelle du contrat, en respectant un préavis de deux mois.

Voilà en résumé ce qu’il faut savoir pour la résiliation par l’employeur. Le salarié et l’assureur peuvent aussi mettre fin au contrat sous certaines conditions : on en parle en détail dans notre article complet dédié à la résiliation du contrat de prévoyance.