Avantages en nature : tout ce qu’il faut savoir pour votre entreprise

• Un avantage en nature, qu’est-ce que c’est ?
• Les avantages en nature : quel impact sur la fiche de paie
• Est-ce que la mutuelle est un avantage en nature ?
• Comment calculer les avantages en nature ?

Les entreprises utilisent souvent des avantages en nature pour fidéliser leurs salariés ou recruter de nouveaux collaborateurs : véhicule, ordinateur, repas, logement de fonction, complémentaire santé sont des exemples courants.

Mais concrètement, comment définit-on un avantage en nature ? Quels sont les plus appréciés ? Quelles sont les conséquences sur l’imposition des salariés ? 

Voici tout ce qu’il faut savoir sur les avantages en nature accordés par les entreprises à leurs collaborateurs.

Lorsqu’une entreprise met à disposition de ses collaborateurs des biens ou des services, on appelle cela des avantages en nature. Les salariés peuvent en disposer gratuitement ou contre une participation inférieure à la valeur réelle de la prestation. Ils permettent aux salariés de faire l’économie de frais qu’ils auraient dû normalement supporter. Ces avantages peuvent être de nature très différente selon les entreprises.

Parmi les plus courants, on retrouve :

• la voiture de fonction ;

• les frais de repas ou les Tickets restaurant ;

• le logement de fonction ;

• le matériel informatique ;

• des prêts à taux préférentiels ;

• la participation aux frais de transport ;

• la mutuelle ;

• les abonnements téléphone, internet, etc.  ;

• les chèques CESU (chèque emploi service universel) ;

• la retraite complémentaire ;

• l’accès à un service de conciergerie ;

• etc.

Pour être considérés comme des avantages en nature, les salariés doivent avoir fréquemment recours à ces services, pour un usage non professionnel. 

Par exemple, un véhicule utilisé dans le cadre professionnel uniquement ne peut être considéré comme un avantage en nature.

Les avantages en nature constituent un élément de rémunération à part entière. Ils ont un impact direct sur la fiche de paie des salariés.

Chaque avantage est donc :

• listé dans la fiche de paie ;

• assujetti aux cotisations et contributions sociales ;

• déclaré avec les impôts sur le revenu, dans la catégorie « traitements et salaires ».

Les entreprises du secteur privé doivent proposer une complémentaire santé collective à leurs salariés et couvrir au moins 50 % de leur cotisation. Cette participation est considérée comme un avantage en nature.

Conséquence : le montant versé par l’employeur au titre de la mutuelle santé d'entreprise est intégré à la fiche de paie des salariés. Ces derniers doivent le déclarer au titre dans leurs revenus, au même titre que leur salaire. C’est également le cas pour un contrat de prévoyance collective.

L’évaluation des avantages en nature se fait de deux façons :

1. en appliquant un forfait pour les avantages les plus courants ;

2. en estimant leur valeur réelle pour tous les autres.

Lorsque l’avantage en nature se fait contre une participation du salarié, on la déduit de l’estimation de l’avantage en question.

Zoom sur les 4 forfaits applicables aux avantages en nature les plus répandus.

🍕 Le forfait nourriture

Lorsqu’une entreprise fournit le repas, dans une cantine ou un restaurant d’entreprise par exemple, cet avantage est évalué à :

• 5 € par repas ;

• ou 10 € par jour.

Les repas pris lors de déplacements professionnels et remboursés en tant que frais ne sont pas considérés comme des avantages en nature.

Mais qu’en est-il du ticket restaurant ? Il est considéré comme un avantage social et non comme un avantage en nature.

🏠 Pour un logement de fonction

Dans le cadre de la mise à disposition d’un logement de fonction, le montant varie selon les cas. Le forfait tient compte de la rémunération brute mensuelle du salarié et de la taille du logement.

🚗 Le forfait pour les véhicules de fonction

Lorsque l’entreprise permet à ses collaborateurs d’utiliser un véhicule à des fins personnelles et professionnelles, l’utilisation privée constitue un avantage en nature. 

L’entreprise peut choisir d’évaluer cet avantage de 2 façons :

• sur la base des dépenses réellement engagées ;

• au forfait.

Le forfait inclut un pourcentage du coût du véhicule. Il peut varier en fonction du type de véhicule (hybride par exemple) et si le véhicule est acheté ou loué. Ce pourcentage est plus important si l’entreprise prend en charge le carburant.

💻 Outils de communication

L’utilisation privée des outils de communication de l’entreprise est considérée comme un avantage en nature (ordinateur, smartphone, etc.).

L’employeur peut prendre en compte les dépenses réelles engagées ou en appliquant un forfait. Ce dernier est estimé à :

• 10 % du coût d’achat des outils ;

• ou 10 % du coût annuel de l’abonnement.

L’estimation du coût réel d’un avantage en nature 💶

Lorsque l’administration ne prévoit pas de forfait ou sur décision de l’entreprise dans certains cas, il faut estimer le coût réel des avantages en nature. L’employeur doit réunir tous les justificatifs permettant d’évaluer les dépenses liées à l’utilisation privée du matériel par le salarié. Il est simple de justifier du montant de la cotisation mutuelle, par exemple. Mais cela peut s’avérer plus compliqué de justifier le montant d’autres avantages en nature.