Quelles solutions pour bien mettre en place les horaires de travail flexibles ?

• Qu’est-ce que c’est, les horaires flexibles ?
• Les avantages à la mise en place d’horaires de travail flexibles
• Comment mettre en place des horaires flexibles en entreprise ?
• Quelles sont les meilleures pratiques à suivre pour gérer la flexibilité des horaires ?
• Les défis liés aux horaires flexibles et leurs solutions
• Quelques alternatives à la mise en place des horaires flexibles

Dans cet article, nous explorerons en détail la question de la flexibilité des horaires, leurs avantages et leur impact sur la gestion du temps de travail. Vous découvrirez comment mettre en place des horaires flexibles au sein de votre entreprise et les meilleures pratiques pour en tirer tous les bénéfices. Que vous soyez employé ou employeur, voyons comment mettre en place une gestion optimale du temps de travail.

La question de la flexibilité au travail était confidentielle avant la pandémie de Covid, même si elle existait déjà. Cependant, avec les confinements et le télétravail forcé, les pratiques ont soudainement changé, amenant avec elles de nouvelles réflexions. C’est le cas de la flexibilité des horaires, à distinguer de la question du télétravail. 

La flexibilité des horaires permet de ne pas rester figé dans le cadre classique du 9h-17h, mais au contraire de proposer aux employés de gagner en autonomie sur leur emploi du temps. En fonction du niveau de flexibilité, vous pouvez ainsi permettre aux employés d’adapter leurs horaires de travail à certaines de leurs contraintes ou, pour aller dans un extrême, à être complètement maîtres de leurs horaires. 

⏰ Il n’existe pas une seule manière de mettre en place la flexibilité des horaires, ce qui la rend particulièrement intéressante pour les entreprises, qui peuvent l’adapter à leurs employés et aux contraintes de leur secteur. Voici cependant quelques exemples : 

• la flexibilité complète des horaires de travail, tant que l’employé reste dans son cadre contractuel ;

• les horaires comprimés, qui permettent d’augmenter le nombre d’heures travaillées par jour pour éviter de travailler 5 jours par semaine ;

• le travail partiel, qui consiste à réduire le nombre d’heures hebdomadaires contractuelles ;

• l’annualisation des heures, qui permet de gérer les périodes de creux et de rush tout en conservant un salaire constant ;

• la permutation des quarts, qui permet aux employés de s’arranger entre eux et avec l’entreprise pour échanger des jours de présence ;

Et ce ne sont que quelques exemples, puisque l’entreprise peut décider de coupler une ou plusieurs de ces solutions, voire de créer sa propre politique de flexibilité !

La flexibilité au travail, loin d’être un enjeu de “luxe” pour les salariés, présente de nombreux avantages pour les entreprises, qui ont donc tout intérêt à s’adapter aux besoins individuels des employés. 

Le conseil de Lydia, notre psychologue du travail

La mise en place d'horaires de travail flexibles peut être bénéfique pour favoriser l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des employés ainsi que de l'autonomie très importante pour favoriser l'accomplissement des salariés.

Dans un premier temps, définissez une politique d'horaires de travail flexibles qui précise les modalités, les critères d'éligibilité, les heures de travail autorisées et les responsabilités des employés. Puis, communiquez la à tous les membres de l'équipe.

Dans un second temps, favorisez un environnement où les employés peuvent communiquer ouvertement leurs besoins en matière de flexibilité d'horaires pour trouver des solutions adaptées à leurs besoins individuels.

Troisièmement, faites confiance aux salariés pour gérer leur temps de travail de manière responsable. Donnez-leur la liberté de prendre des décisions sur la manière de structurer leur journée de travail, tout en s'assurant qu'ils respectent leurs engagements et leurs responsabilités. Si nécessaire, apportez des ajustements pour améliorer le système en fonction des retours des salariés.

En mettant en œuvre ces solutions, vous pouvez créer un environnement propice aux horaires de travail flexibles, ce qui permettra à vos employés de mieux gérer leur temps, d'améliorer leur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et de favoriser leur bien-être au travail.

Lydia MartinPsychologue du travail chez Alan

⚖️ Un meilleur équilibre de vie pro/perso

Le premier avantage de la flexibilité pour les employés concerne l’équilibre de vie pro/perso. En effet, la flexibilité des horaires leur permet de s’adapter plus facilement aux contraintes du quotidien, et ce d’autant plus pour les parents. Mais de nombreuses autres raisons peuvent justifier l’envie de flexibilité des salariés : des raisons médicales, la prise en charge d’un parent âgé, la pratique d’un hobby, ou tout simplement l’envie de gérer plus aisément les petits imprévus du quotidien. 

🪴 Une culture d'entreprise positive et saine

Par ailleurs, la flexibilité des horaires permet de mieux gérer le stress, et donc d’agir de manière préventive sur un des principaux facteurs de risques psychosociaux. C’est une excellente manière de lutter contre le burn out, ou tout simplement de prendre soin du bien-être et de la santé mentale de vos salariés.

Tout cela contribue à une culture d’entreprise positive, et donc à la rétention des employés. C’est aussi un excellent argument pour votre marque employeur, et donc pour attirer de nouveaux talents !

Les employés ont tout à fait le droit de vous demander des aménagements d’horaires individuels, que l’employeur peut accepter ou non. Cependant, vous pouvez également décider de mettre en place des politiques de flexibilité qui concernent toute l'entreprise. 

Travailler avec vos employés pour anticiper les difficultés

🔎 Avant de vous lancer dans la mise en place de nouvelles politiques de travail flexible, il convient de déterminer auprès de vos employés quels sont leurs besoins. Vous pouvez par exemple lancer une enquête auprès de la totalité de vos salariés, pour que les réponses soient représentatives de leur diversité (en termes de métiers exercés, de situation familiale, de lieu d’habitation, etc).  Cela permet également de mettre en avant leurs craintes, afin de trouver la parade dès leur mise en place.

Au cours de votre réflexion, il convient aussi d’anticiper les éventuelles difficultés à la mise en place de ces nouvelles politiques. Par exemple, si vous proposez une contraction des horaires, assurez-vous de permettre tout de même à vos clients de vous contacter tous les jours de la semaine.

Réfléchissez également aux outils dont vous aurez besoin pour mettre ce genre de politiques en place. Par exemple, si vos salariés travaillent de manière asynchrone, assurez-vous qu’ils aient la possibilité de documenter leur travail et leurs réflexions de manière efficace et détaillée.

De nouvelles pratiques pour une société qui évolue 

Cela demande la mise en place de nouvelles pratiques de planification et de suivi des tâches. Vous n’aurez peut-être plus la traditionnelle réunion d’équipe pour lancer la semaine, par exemple, et il faudra donc trouver une autre manière de transmettre les tâches des uns et des autres.

Vous devez également vous assurer que vous restez dans le cadre du droit du travail, à savoir que vous respectez le temps de repos de vos salariés et la durée légale du travail ; à vous de déterminer si vous mettez en place un système de pointage ou non. 

Il est évident que la mise en place d’horaires flexibles amène des questions, et quelques inquiétudes de la part des managers concernant la productivité de leurs employés. Il est donc important d’encadrer ces pratiques et d’établir des règles claires. Vous pouvez ainsi passer d’une politique de présence à une politique de résultats.  

⭐ Il est par ailleurs important de mettre en place des formations spécifiques pour répondre aux problématiques des managers, afin de leur partager les bonnes pratiques. Par exemple, les bénéfices de la flexibilité des horaires peuvent facilement être perdus si le manager pratique en contrepartie une surveillance accrue des membres de son équipe.

Tout cela se conjugue à la valorisation de l’autonomie et de l’engagement des employés. Considérés comme des éléments importants de la satisfaction au travail des employés, l’entreprise a tout intérêt à les encourager.

Tout cela ne se fait bien sûr pas sans défis, dont le premier consiste à s’assurer de la bonne collaboration et de la communication au sein de l’équipe. Il convient donc de vous doter des bons outils et de mettre en place des règles claires pour y répondre. Il est aussi essentiel de fonctionner dans une logique de “test and learn” et donc d’adapter vos politiques au fur et à mesure qu’elles sont confrontées au réel, plutôt que de les considérer comme des échecs s’il y a des heurts. 

Avant de passer à des politiques générales de flexibilité des horaires, vous pouvez aussi tester d’autres modèles organisationnels. 

👩‍💻 Dans certains cas, le télétravail offre une flexibilité d’horaires suffisante, vous pouvez donc déjà démarrer par ça. Vous pouvez également décider de rester sur des modèles classiques de flexibilité, encadrés par les contrats et mis en place de manière individuelle, comme l’aménagement d’horaires et le temps partiel. 

En adoptant des horaires flexibles, les entreprises peuvent bénéficier d’employés satisfaits, et donc plus productifs. Les horaires flexibles offrent un équilibre plus harmonieux entre vie professionnelle et vie personnelle, favorisent la réduction du stress et contribuent à l'attraction et à la rétention des talents. Il est temps de repenser les méthodes traditionnelles de gestion du temps de travail et de s'ouvrir à la flexibilité, d’autant plus que les premières expériences font part de résultats positifs.