Travail en distanciel : comment maintenir la productivité en travaillant à distance ?

• Qu'est-ce que le travail en distanciel ?
• Quels avantages du travail en distanciel ?
• Comment favoriser le travail en distanciel ?
• Comment maintenir la productivité en travaillant en distanciel ?

Le travail en distanciel est devenu une réalité de plus en plus répandue dans le monde professionnel, lié aux nouvelles réflexions concernant la flexibilité du travail. On vous partage toutes les informations sur cette nouvelle façon de travailler et les avantages qui en découlent. 

On définit souvent la différence entre le travail à distance et le télétravail par le statut de la personne embauchée. En télétravail, le salarié conserve un lien de subordination à l’entreprise, tandis qu’avec le travail en distanciel, la personne embauchée est indépendante.

Cependant, dans le discours quotidien, on fait rarement cette distinction et on parlera sans différence de télétravail et de travail en distanciel comme étant deux formes de travail à distance. Cependant, le travail en distanciel conserve une notion de totalité, c’est-à-dire qu’il s’agit d’employés qui ne viennent jamais dans les bureaux.

Suite à son entrée massive dans les usages du fait de la pandémie de Covid, le travail à distance pose ainsi de nombreuses questions organisationnelles pour les entreprises, notamment concernant la productivité des employés. 

Cependant, dans un contexte mondial où ce mode de travail entre dans les habitudes de nombreux travailleurs pour des raisons de bien-être, il est désormais difficile pour les entreprises de s’en passer complètement. Alors, comment faire en sorte de bien le mettre en place et d’en tirer tous les avantages ?

Le conseil de Lydia, notre psychologue du travail

Maintenir la productivité en travaillant à distance peut être un défi, mais en adoptant certaines pratiques et en mettant en place des stratégies efficaces, il est possible de maximiser l'efficacité et le rendement tout en travaillant en distanciel.

1. Établisser une routine quotidienne similaire à celle du bureau peut aider à créer une structure et à maintenir un sentiment de normalité. Se lever à la même heure, s'habiller comme si l'on allait au bureau et définir des heures de travail régulières sont des éléments importants.

2. Aménager un espace de travail spécifique et confortable peut améliorer la concentration et la productivité. Éviter de travailler depuis son lit ou son canapé peut contribuer à différencier le lieu de travail du lieu de détente.

3. Établir des objectifs quotidiens ou hebdomadaires aide à maintenir le cap et à rester concentré sur les tâches prioritaires. Cela permet également de mesurer la progression et d'obtenir un sentiment d'accomplissement.

4. Les outils de gestion de tâches et de projets en ligne peuvent faciliter l'organisation et la collaboration à distance. Ils permettent de suivre les tâches, de définir des échéances et de partager des mises à jour avec l'équipe.

5. Maintenir une communication ouverte et régulière avec les collègues et les responsables est essentiel. Utiliser des plateformes de messagerie instantanée, des appels vidéo et des réunions virtuelles favorise la collaboration et évite les sentiments d'isolement.

6. Pratiquer des techniques de gestion du temps telles que la méthode Pomodoro (travail par intervalles avec des pauses régulières) peut améliorer la concentration et la productivité en évitant la fatigue mentale.

7. Identifier et minimiser les distractions, comme les réseaux sociaux, la télévision ou les tâches ménagères, peut aider à rester concentré sur le travail.

8. Prendre des pauses régulières permet de recharger ses batteries et de maintenir une bonne concentration. Se lever, s'étirer ou faire une courte promenade peuvent contribuer à la productivité.

9. Veiller à son bien-être physique et mental est crucial. Maintenir une alimentation équilibrée, pratiquer une activité physique régulière et consacrer du temps à des activités relaxantes aide à rester en forme mentalement et physiquement.

10. Faire régulièrement le point, identifier ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré, permet d'ajuster sa routine et ses stratégies en conséquence.

Lydia MartinPsychologue du travail chez Alan

Pour les employés, les avantages du travail en distanciel sont nombreux. Cela concerne notamment : 

🤸‍♀️ La flexibilité des horaires de travail

Le travail à distance permet de se connecter et de se déconnecter plus facilement. En accord avec leur employeur, ils peuvent être beaucoup plus flexibles dans leurs horaires. Ils peuvent ainsi s’adapter à certaines contraintes personnelles (des enfants, un parent dont il faut prendre soin, des hobbys chronophages, etc.), mais aussi à des manières de fonctionner (par exemple, vous êtes très efficace le matin et en fin d’après-midi, mais très lent entre 13h et 16h). 

💸 Cela permet aussi de faire des économies importantes de temps et d’argent. Plus besoin de se déplacer au bureau, ce sont donc des temps de transport économisés, et tous les coûts qui vont avec ! Cela va aussi avec une réduction du stress liée au transport : l’expérience en soi peut être très stressante, sans compter les jours où l’on est en retard, et la fatigue que cela ajoute. 

Enfin, c’est un très bon moyen de trouver un meilleur équilibre vie pro/vie perso, en passant plus de temps en famille, en prenant soin de son logis plus régulièrement, en pouvant couper immédiatement le boulot pour passer à sa vie personnelle. C’est un gain en qualité de vie pour de nombreux salariés, même si certains affirment avoir beaucoup plus de mal à déconnecter dans cette situation, et préfèrent donc largement garder leur sphère professionnelle strictement séparée de la sphère privée. 

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🙌 Les avantages pour les employeurs

Pour les employeurs aussi ce mode de travail peut être très intéressant. Le premier intérêt est que cela élargit considérablement le pool de talents que vous pouvez attirer. Si vous l’acceptez, vous pouvez vous adresser à des futurs employés dans le monde entier ! De quoi augmenter la diversité des profils et des expériences, mais aussi augmenter le niveau moyen des candidats. 

C’est aussi un moyen pour les entreprises de réduire leurs coûts immobiliers puisque vous avez moins de salariés en présentiel - d’ailleurs, cette stratégie couplée à une politique rotative pour le télétravail permet de baisser considérablement les coûts immobiliers puisque le nombre de postes est largement réduit. 

C’est également une bonne manière d’améliorer la productivité des employés, car il est reconnu que la satisfaction et la performance sont liées. Prendre soin de vos salariés et répondre à leur besoin, c’est donc aussi faire un choix stratégique pour l’entreprise ! 

👻 La réduction de l'absentéisme

Et enfin, le travail en distanciel, qu’il soit partiel ou complet, permet de réduire l’absentéisme. Cela est dû à différents facteurs : la réduction du stress et de certains facteurs de risques psychosociaux, qui réduisent les risques de burn out et les symptômes qui viennent avec (troubles physiques, douleurs musculaires etc).

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💊 Mais cela permet aussi aux salariés de mieux gérer leurs absences pour raison de santé. Par exemple, cela leur permet de travail malgré certains accidents qui les empêchent de se déplacer (comme le fait de se casser une jambe par exemple). C’est aussi plus agréable de rester chez soi quand on a un rhume ou un début de grippe, non seulement car on peut mieux traiter le problème, mais aussi car on évite de contaminer tout le bureau en même temps !

Et enfin, cela permet de prendre soin d’autres personnes sans avoir besoin de poser une journée, comme c’est souvent le cas pour les parents qui doivent s’occuper de leur enfant malade. 

Afin de mettre en place une politique efficace de travail en distanciel, il convient de se doter des bons outils. En effet, ce type d’organisation vient aussi avec son lot de difficultés, qui sont heureusement souvent compensées par l’utilisation d’outils adaptés. 

Les outils de communication et de collaboration

C’est le cas par exemple de la communication et de la collaboration, qui peuvent être compliquées à distance, d’autant plus s’il y a des questions de décalage horaire qui entrent en jeu. Pour cela, il est essentiel de vous doter d’outils de communication instantanée, mais aussi d’outils en ligne qui permettent de documenter le travail et l’historique des modifications. 

Il est aussi important de faire en sorte que tout le monde puisse avoir accès aux différents fichiers et documents nécessaires pour pouvoir avancer dans son travail. Que celui qui n’a jamais été bloqué par une demande de partage d’un document essentiel à un projet lève le doigt ☝️ ! Faites donc en sorte que toute l’équipe ait accès aux différents outils et puisse intervenir sur les projets sans être dépendant d’une autre personne pour y avoir accès. 

Enfin, établissez aussi des règles de sécurité et de confidentialité. Le travail à distance peut donner l’impression que l’on est protégé d’éventuelles attaques, mais ce n’est pas le cas. Par exemple, il est essentiel de fournir des ordinateurs de travail protégés si vous travaillez sur des dossiers confidentiels. Insistez également sur les bonnes pratiques de sécurité, comme le fait de verrouiller sa session dès que l’on quitte son poste de travail, même chez soi. Un accident est vite arrivé !

Du côté des salariés, il peut être parfois un peu difficile de maintenir sa productivité dans le temps lorsque l’on travaille à distance.

Voici tout de même quelques bonnes pratiques pour ne pas se reposer uniquement sur les statistiques, et faire en sorte de garantir un bon espace de travail chez soi. 

🖥️ Créer un environnement dédié au travail

Il convient ainsi de créer un environnement de travail propice à la productivité, à savoir des espaces dédiés, calmes, loin des distractions. Travailler en pyjama dans son canapé face à la télé est forcément plus difficile qu’assis à un bureau. Il est également recommandé pour des questions d’équilibre psychologique de séparer physiquement son espace de travail de ses espaces de vie.

Si vous avez la chance d’avoir des espaces supplémentaires chez vous, vous pouvez transformer une pièce en bureau. Si vous habitez un T2 parisien, vous n’aurez probablement pas cette chance, mais tentez tout de même de séparer vos différents espaces de vie, dans la mesure du possible. 

🧘 Prendre de bonnes habitudes

Il est important d’établir une routine quotidienne, qui permet de donner un cadre. Cela peut être aussi simple que le fait de prendre une douche et de s’habiller, pour éviter de travailler en pyjama, que de physiquement se déplacer dans un espace de coworking.

Il convient aussi de limiter les distractions. Certaines bonnes pratiques sont d’ailleurs aussi valables en présentiel, comme le fait de couper au maximum les notifications sur son espace de travail. Là aussi, le fait de séparer son espace pro et perso peut être d’une grande aide. 

💁 Le rôle essentiel du management

Même à distance, il est essentiel de pouvoir se reposer sur des objectifs clairs, atteignables et mesurables, pour évaluer l’avancée des projets. Le rôle du manager est donc tout aussi important à distance que dans les bureaux !

Il est important de faire en sorte que le travailleur en distanciel ne se sente pas complètement isolé de l’équipe. Intégrez-le aux réunions d’équipe et travaillez autant que possible à la collaboration. Si possible, vous pouvez aussi le convier à certains événements en présentiel s’il le souhaite, comme les soirées d’entreprise, les séminaires, ou bien les séances de travail spécifiques. Le travail à distance n’interdit pas de rencontrer tout de même ses collègues en physique si on le souhaite et si c’est possible !

📵 Prendre soin de son temps de repos

Enfin, ne négligez pas votre temps de repos ! Il est parfois compliqué de déconnecter quand on espace privé est aussi son espace professionnel, c’est pourquoi il est essentiel de définir un cadre clair. C’est là tout l’intérêt de séparer physiquement son espace de travail, de cadrer ses habitudes et ses objectifs. Même s’il est proche de votre sphère privée, le travail ne doit pas y entrer au risque de créer un déséquilibre. 

Le travail en distanciel offre de nombreux avantages tant pour les employés que pour les employeurs. En comprenant le fonctionnement du travail distanciel et en développant les compétences nécessaires, chacun peut profiter des opportunités qu'il offre. Bien que des défis puissent se présenter, la mise en œuvre de bonnes pratiques et de solutions adaptées permet de maximiser la productivité et la satisfaction dans ce mode de travail flexible. En envisageant sérieusement le travail en distanciel, vous pouvez ouvrir de nouvelles perspectives professionnelles et trouver un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle.