Favoriser la communication employeur - employé : notre guide

• Les avantages d'une communication efficace avec les salariés
• Développer la communication employeur employés
• Surmonter les obstacles à la communication en milieu professionnel
• Outils et canaux de communication en entreprise

La communication entre les employeurs et les employés joue un rôle crucial pour favoriser un environnement de travail positif et productif. Une communication efficace permet d'établir une relation de confiance, de renforcer l'engagement des salariés et d'améliorer les relations au sein de l'entreprise. 

Cet article vise à fournir aux employeurs des conseils pratiques sur la manière de communiquer de manière efficace avec leurs salariés, en mettant l'accent sur les meilleurs moyens d'établir une communication employeur-employé solide.

La communication est absolument essentielle en entreprise pour pouvoir faire passer vos idées et embarquer les salariés avec vous. Elle est définie ainsi à la fois par le message à faire passer, mais aussi par la manière dont vous le faites passer et sa mise à disposition auprès des salariés. Une communication bien maîtrisée présente ainsi plusieurs avantages pour l’entreprise. 

Le premier concerne l’engagement et la satisfaction des salariés. Une communication bien menée permet aux salariés de savoir ce qui est attendu de lui et les moyens qui lui sont accordés pour atteindre ses objectifs. Il a aussi pu poser ses questions, exprimer son accord ou désaccord le cas échéant, et a pu obtenir les explications nécessaires. Tout cela contribue à renforcer son engagement, même s’il est résistant au changement au premier abord. 

Une bonne communication est ainsi essentielle à la satisfaction et au bien-être des salariés au sein de l’entreprise. 

🚀 Par ailleurs, lorsque la communication est bien menée au sein des équipes et entre les équipes, la productivité augmente. En effet, une bonne communication permet de diminuer les points de friction, de prévenir les conflits, et de faciliter le passage de l’information, autant d’éléments nécessaires au bon déroulement d’un projet.

Enfin, lorsque la communication est bonne, les points irritants sont réduits, ce qui signifie qu’il y a une meilleure entente au sein de l’équipe, et donc un renforcement de la collaboration. 

Il n’est pas toujours évident de savoir par quel bout démarrer pour mener une bonne communication de l’employeur vers les employés, car la dynamique est particulière. Voici cependant quelques bonnes pratiques à suivre. 

Les bonnes pratiques pour communiquer efficacement

Premièrement, il est absolument essentiel d’établir une communication claire et transparente, et donc de bien réfléchir au message que vous souhaitez transmettre. Il ne sert à rien de noyer le poisson, les salariés vont bien s’en rendre compte et votre image en tant qu’employeur en sera ternie. 

👂 Par ailleurs, il convient d’encourager l’écoute active, le feedback constructif et la communication non violente, afin que cela devienne des pratiques quotidiennes de l’entreprise et fasse partie de sa culture. Cela permet de maintenir le canal de communication entre les employeurs et les employés ouvert, de faire remonter et descendre l’information facilement, et donc de s’assurer de trouver un terrain d’entente. 

Enfin, il faut utiliser des canaux de communication adaptés à vos salariés. Par exemple, si une partie de vos employés est constamment en déplacement ou ne travaille pas sur ordinateur, le mail n’est peut-être pas la forme de communication la plus efficace. De même, la réunion en présentiel n’est plus vraiment d’actualité si vous autorisez le télétravail, car cela contraint des personnes à se déplacer sur des jours où elles avaient prévu de rester chez elles, ce qui peut provoquer de la grogne et brouiller le message dès le début.

Créer un climat de confiance propice à une bonne communication

Une bonne communication prend du temps à se mettre en place, et c’est logique puisque chacun fonctionne différemment et qu’il faut s’adapter à ses interlocuteurs. Il est donc important d’instaurer le plus rapidement possible un climat de confiance qui encourage les salariés à prendre la parole, mais également à intégrer l’information de la part de l’employeur. 

Pour cela, il faut établir des relations de confiance avec les salariés en créant divers canaux de communication, en encourageant le fait de prendre la parole et d’être force de proposition, en allant directement discuter avec eux. Pour beaucoup, il est plus simple de répondre à une discussion déjà engagée plutôt que d’aller la démarrer, il faut donc rappeler que l’employeur est un interlocuteur accessible. 

La transparence et l’honnêteté jouent ainsi un rôle primordial dans votre communication avec vos salariés.

Adapter sa communication en fonction des différents profils d'employés

Vous allez certainement vous retrouver avec des profils très différents au sein de votre entreprise, qui répondent à des types de communication différents. Par exemple, les nouvelles générations seront certainement plus à l’aise avec une communication asynchrone, tandis que les générations plus anciennes préféreront une communication en présentiel. 

Pensez également aux éventuelles questions qui se posent avec des employés multiculturels, à commencer par la possibilité de proposer des communications dans leur langue maternelle, ou a minima une langue qu’ils maîtrisent. 

😶‍🌫 Enfin, pour encourager la communication bidirectionnelle, il faut aussi prendre en compte le caractère de vos employés, et notamment la différence entre les salariés introvertis ou extravertis. Pas facile pour des personnes timides de prendre la parole devant des dizaines de personnes de manière spontanée en réunion ! En revanche, ils auront peut-être beaucoup de choses à dire à l’écrit, pensez donc à multiplier les canaux de communication. 

La communication en milieu professionnel peut se heurter à de nombreux obstacles. En voici quelques exemples et des conseils pour les surmonter. 

Barrières linguistiques et culturelles

🗣 Il est important de s’assurer que la communication est comprise par tous, vous devez donc soit la proposer dans différentes langues, soit vous assurer au départ que l’employé dispose d’un niveau de langue nécessaire pour assimiler correctement l’information. Vous pouvez aussi proposer des formations à vos salariés pour que chacun puisse s’améliorer dans la langue considérée comme commune pour les échanges.

Pensez à l’Union Européenne qui dispose de trois langues différentes de communication pour tous ses textes officiels !

Hiérarchie et communication descendante

La communication de l’employeur, parce qu’elle vient de la hiérarchie, peut être vue par principe comme étant biaisée. Il est donc important de combattre ce problème en développant une culture de la communication ouverte, et surtout en mettant en avant vos valeurs de transparence et d’honnêteté. 

Communication à distance et travail à distance

🖥 Le travail à distance modifie la manière dont l’on communique, ce qui peut parfois être perturbant. Il est donc important de doter vos équipes d’outils performants qui permettent de faire des réunions en visio, de communiquer de manière immédiate, ou encore de transmettre l’information de manière asynchrone. 

Gestion des conflits et des différences d'opinion

Pour certaines communications, les différences d’opinion peuvent être très fortes, et parfois mener au conflit. Il est important de former les managers à la gestion des conflits, à la médiation, et à la communication non violente, pour s’assurer que le canal de communication entre l’employeur et l’employé ne soit pas coupé. 

Manque de transparence et d'information

Si l’employé a le sentiment qu’on ne lui dit pas tout ou que l’on cherche à le manipuler, il va forcément être réfractaire à la communication et au message qui lui est transmis. Soyez le plus exhaustif possible dans vos communications, et surtout, permettez l’ouverture de la discussion pour répondre aux éventuelles questions et précisions nécessaires. 

Communication unidirectionnelle et absence d'écoute

Il convient de former tous vos salariés aux méthodes de communication que souhaitez valoriser. Ainsi, il faut valoriser l’écoute active et la médiation pour que les arguments de chacun puissent être entendus. 

Utilisation de jargon professionnel incompréhensible

N’oubliez pas que vous vous adressez à de nombreux profils différents, et que tous ne maîtrisent pas les mêmes codes que vous. Soyez attentif à rester clair et concis dans votre communication et à éviter le jargon professionnel qui vient brouiller inutilement le message. 

Ignorer les contributions et les idées des salariés

👍 Enfin, si vous souhaitez garder le canal de conversation ouvert et développer une culture de la communication ouverte, il est important de s’assurer d’échanges bidirectionnels. Et cela signifie que vous devez prendre en compte les contributions et les idées de vos salariés, afin qu’ils sentent que leur avis est important. Dans le cas contraire, vous allez très vite les désengager et rendre toutes vos tentatives de communication bien plus difficiles à l’avenir.

Pour mener une communication efficace, voici quelques exemples d’outils que vous pouvez utiliser. 

• Faites des réunions régulières en face à face entre la hiérarchie et les équipes. Cela peut se faire toutes les semaines avec le N+1, puis 1 fois par mois avec le N+2 etc. Il est important de conserver un minimum d’échanges physiques si vous le pouvez, car le langage corporel est un excellent outil de communication, qu’elle soit consciente ou non. 

• Proposez des plateformes de communication en interne ou toute l’information est stockée, pour que la communication soit facilitée : messageries instantanées qui permettent de créer des channels d’équipe, d’épingler l’information, mais aussi plateformes de partage organisées pour que chacun comprenne la nomenclature. 

• Vous pouvez aussi faire des bulletins d’informations et utiliser un réseau intranet (newsletter, messagerie interne, outils de gestion RH etc). 

• Certaines entreprises créent aussi leur propre réseau social en interne, qui permet de communiquer des informations officielles tout autant qu’informelles. 

• Pour des visioconférences de qualité, vous pouvez vous tourner vers les réunions Google Meet, qui sont gratuites sous certaines conditions, mais aussi d’autres outils professionnels tels que Zoom, Microsoft Team ou encore Skype. 

La communication employeur-employé joue un rôle essentiel dans la création d'un environnement de travail positif et productif. En appliquant les meilleures pratiques de communication et en adaptant sa stratégie aux besoins des salariés, les employeurs peuvent renforcer l'engagement, la satisfaction et la collaboration au sein de leur entreprise. En investissant dans une communication efficace, les employeurs peuvent bâtir une relation solide avec leurs salariés et favoriser le succès à long terme de leur organisation.