Comment améliorer la productivité de ses employés ?

• Productivité des salariés : qu'est-ce que c'est exactement ?
• Quelles sont les conséquences d'une faible productivité des équipes ?
• Comment augmenter la productivité des salariés ?
• Comment évaluer la productivité et suivre les progrès ?
• Motivation + engagement des salariés = meilleure productivité

A l’heure où le monde du travail est en profonde mutation, les entreprises parient sur le rendement des salariés, qui est la combinaison de leur productivité et du turn-over. Si la technologie est souvent présentée comme la solution aux nouvelles problématiques du monde du travail, il est évident que l’humain va continuer à jouer un rôle essentiel dans la réussite des entreprises. 

Dans cet article, nous explorerons des stratégies et des conseils efficaces pour augmenter la productivité des salariés sans aller à l'encontre de leur épanouissement. Vous découvrirez les facteurs qui influencent la productivité, les conséquences d'une faible productivité et les meilleures pratiques pour l'améliorer. Que vous soyez dirigeant d'entreprise ou responsable d'une équipe, ce guide vous aidera à maximiser la performance de vos salariés et à atteindre vos objectifs.

Le conseil de Lydia, notre psychologue du travail

Améliorer la productivité des salariés est un objectif essentiel pour de nombreuses entreprises qui passe par une meilleure organisation du travail pour favoriser leur bien-être. Pour y arriver, un environnement de travail ergonomique, bien éclairé et confortable favorise la concentration et le bien-être. Mais au delà d'un environnement de travail agréable, il est essentiel de:

1. Fixer des objectifs clairs et mesurables : Établissez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (en utilisant par exemple la méthode SMART ou OKR) pour chaque salarié, de manière à ce qu'ils sachent exactement ce qui est attendu d'eux.

2. Fournir des outils et des ressources adéquats : Assurez-vous que vos salariés disposent des outils, des logiciels et des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches efficacement. Des équipements obsolètes ou des processus inefficaces peuvent entraver la productivité.

3. Encourager la communication et la collaboration : Favorisez un environnement où les salariés se sentent à l'aise pour partager leurs idées, poser des questions et collaborer. Les échanges d'informations peuvent améliorer la résolution rapide des problèmes et la prise de décisions éclairées.

4. Offrir des possibilités de formation et de développement : Investissez dans la formation continue pour aider vos employés à acquérir de nouvelles compétences et à se perfectionner. Des employés compétents sont plus enclins à être productifs.

5. Encourager la déconnexion : Sensibilisez vos employés à l'importance des pauses régulières pour éviter la fatigue.

6. Reconnaître et récompenser les performances : Mettez en place des systèmes de reconnaissance et de récompense pour célébrer les réalisations et les contributions exceptionnelles.

7. Promouvoir l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle : Respectez le besoin des employés de maintenir un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Encouragez des politiques de flexibilité du travail lorsque c'est possible.

8. Utiliser la technologie de manière efficace : Adoptez des outils technologiques qui automatisent les tâches répétitives et chronophages. Cela libérera du temps pour des tâches plus stratégiques et créatives.

9. Impliquer les Employés dans le Processus de Prise de Décisions : Impliquez vos employés dans les discussions et les décisions qui les affectent. Ils se sentiront valorisés et seront plus engagés dans la réalisation des objectifs de l'entreprise.

Chaque entreprise est unique, donc il peut être nécessaire d'adapter ces pratiques en fonction de la culture, de la taille et des besoins spécifiques de votre organisation.

Lydia MartinPsychologue du travail chez Alan

La productivité correspond à une évaluation objective ; il s’agit de calculer la quantité de travail qu’une personne peut abattre en un temps donné. Il peut concerner les individus, mais aussi les groupes de travail, et enfin l’entité dans son ensemble.  

La productivité dépend bien sûr du secteur d’activité et du métier : on ne va pas mesurer de la même manière la productivité d’un ouvrier en usine, du personnel soignant, d’un enseignant ou d’un consultant en marketing. 

📈 C’est cependant un excellent outil pour les RH afin de déterminer les nouvelles embauches, mais c’est aussi un très bon indicateur du niveau de bien-être des salariés. En effet, de nombreux facteurs peuvent influencer la productivité des salariés, tels que : 

• leur motivation ; 

• la charge de travail ; 

• la bonne définition des objectifs ; 

• la qualité des relation inter-personnelles ;

• etc.

La productivité des employés est liée à la performance globale de l’entreprise car une entreprise qui produit plus va générer plus de revenus. Si elles peuvent coupler une meilleure productivité à une baisse du temps de travail, elles augmentent du même coup leurs marges. C’est donc un enjeu essentiel pour les entreprises ! 

Une faible productivité peut être délétère pour l’entreprise. En premier lieu, cela a un impact direct sur la rentabilité puisqu’un employé non productif ne va pas permettre de dégager autant de marge que prévu. 

💥 Cela peut aussi entraîner une perte de compétitivité sur le marché (car les produits sont plus chers, car les délais de production sont plus longs, parce qu’à prix et délai égaux, la qualité est moindre etc). Cela a aussi un impact économique important. 

Enfin, ce manque de productivité peut aussi avoir un impact sur les salariés, car ils vont être soumis à plus de stress (par exemple, parce qu’on augmente fortement leur charge de travail). Ils peuvent aussi développer un sentiment de mal-être lié au fait de ne pas atteindre les objectifs, ou bien car l’ambiance développée au sein de l’entreprise devient toxique.

Cela va entraîner le développement de symptômes physiques et psychologiques qui vont les amener à être plus souvent absents, voire à quitter l’entreprise. 

Afin d’augmenter la productivité des salariés, vous pouvez jouer sur différents tableaux. 

🔁 Changer l'organisation de l'entreprise

Certains critères dépendent de facteurs organisationnels de l’entreprise, c’est-à-dire qu’en modifiant vos politiques et en mettant en place des bonnes pratiques, vous augmentez presque mécaniquement la productivité. 

👯‍♂️ Favoriser la cohésion et l'esprit d'équipe

Il est également essentiel de favoriser la cohésion et l’esprit d’équipe, car une équipe qui fonctionne bien sera d’autant plus productive si elle ne perd pas de temps en résolution de conflits.

Pour cela, il faut favoriser la communication à l’aide d’outils et de bonnes pratiques, d’autant plus si vous avez mis en place des politiques de flexibilité des horaires. Il faut également favoriser la collaboration afin que les membres de l’équipe se soutiennent les uns les autres et apportent des solutions mutuellement. 

🌱 Mettre en place un environnement de travail sain et positif

Enfin, il est primordial de prendre en compte le fait que les salariés sont avant tout des individus, et qu’ils ont donc besoin de temps de pause, de temps de repos, mais aussi de trouver un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Il faut donc leur permettre de déconnecter, que ce soit physiquement ou mentalement. 

Vous pouvez également proposer des formations afin de permettre à chacun de mieux gérer son temps et d’identifier ses points forts et les éléments sur lesquels il peut s’améliorer. Le développement professionnel joue aussi un rôle de motivateur fort et peut encourager les employés à être plus productifs. 

⚒️ Fournir les bons outils

Tout cela contribue à la mise en place d’un environnement de travail sain et positif, ce qui peut encore être soutenu par l’utilisation d’outils et de technologies adaptées. En effet, certains outils permettent de décupler la productivité des employés avant même de réfléchir à des questions de réorganisation plus macro.

C’est le cas par exemple : 

• des outils de gestion de projet, qui permettent de répartir les tâches, de définir des objectifs clairs et de voir leur avancement facilement. C’est notamment très utile pour identifier les situations d’interdépendance et pour adapter la masse professionnelle en fonction de la charge de travail.

• des outils de collaboration en ligne qui permettent de travailler de manière asynchrone, particulièrement utile avec les nouvelles politiques de travail flexible, mais aussi de mieux détailler les réflexions et de transmettre l’information.

• de l’automatisation, qui est un outil précieux de productivité car elle permet de libérer les employés de tâches répétitives sur lesquelles ils ont peu de valeur ajoutée.

Cependant, la mise en place de ces différentes solutions prend du temps, il est donc logique de ne pas voir de changement sur la productivité du jour au lendemain.

Afin de mesurer la productivité, vous pouvez suivre différents KPI.

Il est ainsi essentiel de déterminer des points de repères que vous pouvez comparer aux autres entreprises du marché, mais que vous pouvez aussi étudier dans le temps afin de déterminer si les politiques mises en place sont efficaces.

Par exemple, vous pouvez mesurer les performances individuelles et par équipe (le temps nécessaire à accomplir telle tâche, en tant de temps, le nombre de personnes nécessaires pour mener à bien un projet etc). 

💻 Vous pouvez également utiliser des tableaux de bord associés à vos différents outils qui permettent de rassembler de très nombreuses données et de faire des analyses impossibles autrement. Par exemple, vous pouvez déterminer le temps passé par appel avec chaque client par vos équipes commerciales, afin d’analyser les méthodes les plus efficaces. 

Enfin, il convient de fonctionner via la méthode du “test and learn”, qui consiste à émettre des hypothèses, mettre en place des politiques du changement, estimer un temps de délai nécessaire à l’observation, et enfin évaluer les résultats. En fonction de l’analyse qui en est tirée, vous pouvez ainsi décider des ajustements à apporter à votre nouvelle politique - ou non ! 

Comme nous l’avons dit plus haut, la motivation et l’engagement des salariés sont intrinsèquement liés à leur productivité. Il est donc essentiel de jouer sur ces leviers pour entretenir leur productivité de manière constante. 

💸 Vous pouvez par exemple mettre en place des programmes de reconnaissance et de récompense, afin de féliciter les salariés qui atteignent leurs objectifs et vont au-delà. Il s’agit d’arguments supplémentaires pour les amener à fournir des efforts constants, qui peuvent être très efficaces s’ils sont accompagnés d’une définition claire des objectifs. 

La motivation et l’engagement sont aussi renforcés par des environnements de travail positifs et stimulants. Vous pouvez ainsi réorganiser vos bureaux, développer la collaboration et la cohésion au sein des différentes équipes, mais aussi encourager la diversité et l’inclusion et communiquer autour des valeurs défendues par l’entreprise. 

Enfin, le rôle du manager est essentiel car à travers son exemple, ce sont les valeurs de l’entreprise qui sont mises en avant. Vous pouvez ainsi proposer des formations régulières à vos managers pour leur permettre de répondre aux problématiques auxquelles ils sont exposés (comme travailler avec la méthode, comment résoudre les modifications liées au télétravail, comme gérer des conflits etc). 

Améliorer la productivité des salariés est un défi constant pour les entreprises. Cependant, en mettant en œuvre des stratégies et des conseils efficaces, vous pouvez créer un environnement propice à la réussite et à la croissance.